Toezicht, bestuur en medezeggenschap

4.1 Normen voor goed bestuur

Elker kent een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. Elker en Het Poortje hebben ten tijde van de bestuurlijke fusie een moederstichting opgericht. Daarbij hebben zij hun Governancemodel, op basis van de Zorgbrede Governance Code (ZGC) en waar aanvullend de Code Goed Bestuur in het onderwijs, gesynchroniseerd. De Raden van Bestuur en Raden van Toezicht van de moederstichting en de stichtingen Elker en Het Poortje Jeugdinrichtingen vormen een personele unie.

De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van Elker onderschrijven conform de statuten en reglementen van de stichting de normen voor goed bestuur en toezicht zoals opgenomen in de ZGC. Zij streven in de uitvoering van hun taak naar een optimale invulling van deze normen, welke voor hen in hoofdlijnen inhouden:

  • Professioneel en onafhankelijk bestuur en toezicht;
  • Integer handelen en bevorderen integriteit binnen de instelling;
  • Transparantie en verantwoording richting belanghebbenden.

De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht richten zich daarbij primair op de belangen van cliënten, de continuïteit en professionaliteit van de organisatie en het verantwoord gebruik van publieke middelen. De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks het eigen functioneren en dat van de Raad van Bestuur. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur betrokken. De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het jaardocument, inclusief de jaarrekening.

4.2 Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur heeft conform statuten en reglementen in 2016 de dagelijkse leiding gevoerd en zorg gedragen voor bestuurlijke, juridische, zorginhoudelijke, organisatorische en financiële borging van de activiteiten van de stichting. De Raad van Bestuur heeft verantwoording afgelegd over het totale beleid van de instelling aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft besloten tot een overgang naar een eenhoofdig bestuur per 1 oktober 2016. De honorering van de leden van de Raad van Bestuur is vermeld in de jaarrekening 2016.

Samenstelling Raad van Bestuur per 31-12-2016

Samenstelling Raad van Bestuur per 31-12-2016
Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties
De heer W. Cnossen Voorzitter Raad van Bestuur Lid bestuur Jeugdzorg Nederland Bestuurslid Associatie voor Jeugd

4.3 Raad van Toezicht

Taken

De Raad van Toezicht heeft conform de statuten van de stichting met name de volgende taken en bevoegdheden:

  • Toezicht houden op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting;
  • Beoordeling van verzoeken tot goedkeuring van de Raad van Bestuur met betrekking tot een aantal belangrijke onderwerpen, waaronder:
    • De vaststelling van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag;
    • De vaststelling en wijziging van beleidsplannen;
    • Het aangaan of verbreken van duurzame samenwerkingen van Elker met andere rechtspersonen, organisaties of ondernemingen;
    • Het beleid voor de dialoog met belanghebbenden.
  • Zorgdragen voor een goed functionerend bestuur (door benoeming, beoordeling en ontslag van de leden van de Raad van Bestuur, vaststelling van het salaris en de regeling van de overige arbeidsvoorwaarden);
  • Zorgdragen voor een goed functionerend toezicht (door benoeming, beoordeling en ontslag van leden van de Raad van Toezicht).

De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor maximaal vier jaar. Aftredende leden zijn eenmaal herbenoembaar voor maximaal vier jaar. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt gebruikgemaakt van een profielschets. Leden van de Raad van Toezicht worden op openbare wijze geworven. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden binnen de normen die daaraan door de Regeling bezoldigingsmaxima zorg en welzijn worden gesteld. Deze is vermeld in de jaarrekening 2016.

Samenstelling Raad van Toezicht per 31-12-2016

Samenstelling Raad van Toezicht per 31-12-2016
Naam Aandachtsgebied Hoofd- en nevenfuncties
Mevrouw G. de Vries-
Leggedoor
Voorzitter Lid Eerste Kamer
De heer K. H. Koops Vice-voorzitter
Algemeen bestuurlijk, bedrijfs- en organisatie-kundig, financieel-economisch
Vicevoorzitter Stichting Zuid-Oost Zorg
Voorzitter RvT Stichting Jez Basis GGZ
Sesam adviseur
De heer A. van der Heide Voordracht cliëntenraad Zorginhoudelijk, algemeen bestuurlijk Eigenaar Van der Heide interim, advies en coaching
Lid van de Raad van Toezicht van Zorgbelang Drenthe
Lid landelijke geschillencommissie zorg
Lid Raad van Commissarissen woningcoöperatie stichting Actium
Mevrouw G.C. Bruins Slot Justitie, juridisch Officier van Justitie
Lid Rekenkamercommissie gemeente Noordenveld
De heer F.C. van den Berg Voordracht OR en MR Personeel, bedrijfs- en organisatiekundig Ondernemer/ investeerder
Bedrijfskundig adviseur
Lid Raad van Toezicht Domesta Wooncorporatie
De heer J. Dijkstra (met ingang van 1-2-2016)
Algemeen bestuurlijk, financieel-economisch Bestuurder Izore
Voorzitter Raad van Commissarissen Eno

De heer Lycklama à Nijeholt is op 1 februari 2016 uit de Raad van Toezicht getreden vanwege het aflopen van de zittingstermijn en mevrouw Kalverboer is op 20 april 2016 uit de Raad van Toezicht getreden vanwege haar benoeming als Kinderombudsman.

De heer Dijkstra is per 1 februari 2016 benoemd als lid, voor de andere vacante zetel loopt de wervingsprocedure.

Overleg

Gedurende het verslagjaar is de Raad van Toezicht vier keer bijeen geweest. De Raad van Toezicht heeft in het afgelopen jaar een bijeenkomst met de voltallige Ondernemingsraden en Medezeggenschapsraad georganiseerd. Ook is een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aanwezig geweest bij een overleg van de Cliëntenraad. De Raad van Toezicht heeft een auditcommissie, commissie inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit en remuneratiecommissie ingesteld. Deze zijn respectievelijk vier, drie en twee keer bijeen geweest in het afgelopen jaar.

Onderwerpen

De onderwerpen die de Raad van Toezicht heeft behandeld in het jaar 2016 zijn op hoofdlijnen in te delen in een aantal thema’s:

Transitie en positionering
In elk overleg met de Raad van Toezicht is gesproken over de uitvoering van en ontwikkelingen rond het contract Jeugdhulp. Begin 2016 is binnen Elker in aansluiting op het contract met de gemeenten een wijziging doorgevoerd ten aanzien van het aantal plaatsen 24-uurs hulp en MKD, en zijn andere vormen van hulpverlening die meer aansluiten bij de transformatie ontwikkeld of verbreed. Bijzondere aandacht is besteed aan de positie van Elker als contractpartner van de gemeenten. De Raad van Toezicht heeft onder meer afspraken gemaakt over het toezicht op de uitvoering van taken door onderaannemers onder verantwoordelijkheid van Elker. Daarnaast is met goedkeuring van de Raad van Toezicht een nieuwe stichting opgericht, Viyuna, waarbinnen in opdracht van Nidos de opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen wordt verzorgd.

Financiën en bedrijfsvoering
Financiële onderwerpen zijn structureel voorafgaand aan de vergadering van de Raad van Toezicht besproken in de auditcommissie. De financiële P&C-cyclus wordt gevolgd middels kwartaalrapportages. De kwartaalrapportages zijn naar aanleiding van het overleg met de auditcommissie uitgebreid met een financiële vooruitblik (onder meer liquiditeitsprognose). Dit heeft met name te maken met de wijziging van het toetsingskader van de Raad van Toezicht, nu de organisatie- vanwege gedeeltelijke overgang naar variabele c.q. minder voorspelbare financieringskaders- een ander risicoprofiel heeft. Vanwege het proces rond de contractering in 2015 is de begroting 2016 in de eerste vergadering van de auditcommissie en Raad van Toezicht in 2016 besproken en goedgekeurd. De kaderbrief 2017 is toegelicht.

Inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit
De commissie inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit is geïnformeerd over de HKZ hercertificering van Elker in januari. Daarnaast is stilgestaan bij de toegang tot de jeugdhulp en de acties die Elker hierin onderneemt richting verwijzers en financiers. Belangrijk onderwerp was ook de veranderende positie van Elker als contractaanbieder voor de Groninger gemeenten en met name de positie ten opzichte van de onderaannemers. Er zijn afspraken gemaakt over het toezicht op de kwaliteit van de zorg die door onderaannemers wordt verzorgd.

Interne organisatie
Na de overgang van de stafmedewerkers naar de gezamenlijke stichting op 1 januari 2016 is een herinrichtingsplan, op basis van een daarin uitgewerkte inhoudelijke koers, besproken met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft met name aandacht gevraagd voor het meenemen van medewerkers in het veranderproces. De personele gevolgen voor de staf, waarin een fundamentele wijziging werd doorgevoerd, zijn nader toegelicht. Ook het onderwerp zelforganisatie, dat als hefboom in het veranderproces wordt ingezet, is meerdere keren aan de orde geweest, onder meer in het overleg tussen Raad van Toezicht en medezeggenschap. In lijn met de herinrichting van de organisatie heeft de Raad van Toezicht besloten over te gaan naar een eenhoofdige Raad van Bestuur. Dit besluit is op 1 oktober 2016 in werking getreden.

Uitvoering governance principes
Naar aanleiding van de oprichting van stichting Viyuna, ten behoeve van de opvang van alleenstaande meerderjarige vreemdelingen, heeft de Raad van Toezicht zijn reglement aangepast. Daarnaast zijn afspraken vastgelegd over deskundigheidsbevordering van de leden. Dit jaar is een lid van de Raad van Toezicht teruggetreden op eigen verzoek (vanwege benoeming tot Kinderombudsman) en is een lid afgetreden vanwege het aflopen van de maximale zittingstermijn. Voor één zetel loopt de wervingsprocedure nog, de andere zetel is ingevuld. De Raad van Toezicht heeft het eigen functioneren en de samenwerking met de Raad van Bestuur geëvalueerd, gesproken over de visie op het toezichthouderschap en de remuneratiecommissie heeft functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur.

Verlenen van goedkeuring

De Raad van Toezicht heeft in 2016 goedkeuring verleend aan:

  • Jaardocument en accountantsverslag 2015;
  • Oprichting stichting Viyuna;
  • Aanpassing reglement Raad van Bestuur in verband met oprichting stichting Viyuna;
  • Begroting 2016;
  • Meerjarenbeleid.

4.4 Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van Elker volgt jaarlijks een vast stramien in het kader van de reguliere beleidscyclus.

Er is, samen met fusiepartner Stichting Het Poortje, sprake van één beleidscyclus waarbij, vanuit de externe omgevingsanalyse, de gezamenlijke strategische beleidskaders worden uitgezet. Deze zijn gericht op intensievere samenwerking tussen de stichtingen waarbij rekening is gehouden met de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten en de krimpscenario’s voor de komende jaren. Deze cyclus vormt een belangrijke basis voor de sturing en kwaliteitsverbetering van de organisatie. Het meerjarenbeleid van Elker geeft richting aan de jaarlijks vast te stellen speerpunten en prioriteiten.

Het jaarplan en de begroting van Elker worden door de Raad van Bestuur vastgesteld en vervolgens ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd.

Op grond van het geïntegreerde jaarplan en de begroting worden taakstellende jaarbudgetten voor de afdelingen en ondersteunende diensten vastgesteld. Het jaarplan wordt vertaald in operationele doelen en activiteiten in de vorm van werkplannen voor de afdelingen. De operationele doelen worden in een Performance Sheet opgenomen en aan de Raad van Toezicht gepresenteerd.

Voortgangsbewaking en interne controle

De voortgangsbewaking en interne controle vinden plaats op basis van periodieke rapportages:

  • Maandelijks managementinformatie over productiegegevens, financiële cijfers en HRM-gegevens;
  • Driemaandelijks kwartaalbesprekingen van de afdelingen in het MT als input voor de rapportage aan de financiers en RvT;
  • Driemaandelijks de kwartaalrapportage naar de Raad van Toezicht, inclusief de monitoring van resultaten via de Performance Sheet;
  • Periodieke informatie en verantwoording uit kwaliteitsregistraties en -metingen en prestatie- indicatoren jeugdzorg, zoals effectmeting, doelrealisatie, cliëntentevredenheid, cliëntenfeedback, medewerkerstevredenheid en klachtenregistraties;
  • Jaarlijks door middel van het jaardocument en het publieksjaarverslag (via internet).

4.5 Risicomanagement

Ten aanzien van de inhoudelijke en bedrijfsmatige risico’s van Elker zijn een aantal risicogebieden met mogelijk effect op de beleids- en begrotingsuitvoering te onderscheiden. Waar dat in haar macht ligt, tracht de organisatie de kans op een risico te verkleinen en de impact van een risico te beperken. Tegelijkertijd is duidelijk dat er altijd resterende en onvoorziene risico’s zullen blijven bestaan.

Ten aanzien van de organisatie van het risicomanagement is het uitgangspunt van de Raad van Bestuur dat werkzaamheden in processen en procedures zijn verankerd en geborgd in de opzet van een kwaliteitsmanagement- systeem en HKZ-certificering. Hierop vinden zowel interne als externe audits plaats. Ook is de uitwerking en toepassing van de door organisatie onderschreven zorgbrede governanceprincipes een belangrijke waarborg. De verschillende processen zijn hierop ingericht, waarbij scheiding plaatsvindt tussen de uitvoering van beleid en het toezicht daarop. Hierover moet aan  interne en externe belanghebbenden verantwoording (kunnen) worden afgelegd. Risico’s worden hierdoor op transparante wijze gesignaleerd en gecommuniceerd.

Het eerste risico voor Elker wordt veroorzaakt door de toenemende administratieve lastendruk om de geleverde zorg betaald te krijgen. Elker stemt haar declaraties met 23 gemeenten af, onder regie van de Regionale Inkoopgroep Groningen Gemeenten.  De levering van zorg wordt per cliënt met een gemeente afgestemd waarna de gemeente de zorg wil betalen. Dit afstemmingsproces is in 2016 begonnen en heeft geresulteerd in een aanzienlijke administratieve lastendruk en hogere kosten voor bedrijfsvoering.

De onderlinge afstemmingen zorgen voor vertragingen in de betaling, of helemaal geen betaling, waardoor de reserves moeten worden aangesproken. Het opbouwen en in stand houden van reserves is daarom van groot belang om de vorderingen op gemeenten te kunnen financieren.

Ook de Transitie Autoriteit Jeugdzorg verwacht niet dat gemeenten de komende jaren sneller gaan betalen. Daarvoor zijn de processen rondom berichtenverkeer nog niet robuust genoeg in- en uitgevoerd en nog te weinig gestandaardiseerd. Elker kan het proces om te komen tot administratieve lastenverlichting en de daarmee gepaard gaande vertraging in de betalingen van gemeenten zeer beperkt beïnvloeden.

Het tweede risico is de ontwikkeling van de vergoeding van de jeugdhulp. In 2017 worden de afspraken voor 2018 tot en met 2020 gemaakt. In 2016 is de vraag naar jeugdzorg minder afgenomen dan verwacht. Bij een gelijkblijvend budget is er een reële kans dat de toekomstige vergoedingen worden verlaagd. Aan een verlaging van de vergoeding zijn kwalitatieve (de zorgzwaarte) en inhoudelijke  risico’s verbonden.

Het derde risicogebied betreft de aard van de financiering. Elker is voor een groot deel een zorgvoorziening met relatief hoge vaste instandhoudingskosten waaronder gebouwen en personele bezetting voor verblijf van jongen en voor het medisch kinderdagverblijf. Daarnaast vraagt spoedhulp en crisisopvang om bezetting om de zorg te leveren op het moment dat de crisis zich voordoet. Wanneer de aard van de financiering verschuift naar een flexibel constructie zonder garanties zal het risico op bezettingsverschillen volledig voor rekening komen van Elker. Bij onderbezetting zal een tekort op de exploitatie ontstaan waardoor afbouw van capaciteit aantrekkelijk lijkt. Bij overbezetting kan niet altijd snel worden geanticipeerd waardoor wachtlijsten kunnen ontstaan. Deze systematiek kan er toe leiden dat jongeren langer moeten wachten op zorg.

Het vierde risicogebied ligt in de aard van de geleverde diensten. De uitvoering van jeugdhulp blijft een complexe materie en is mensenwerk. Er kan zich op enig moment een incident voordoen, hoezeer ook eisen zijn gesteld aan de kwaliteit van mensen en processen. De impact van een incident kan variëren in sterkte, mede afhankelijk van de publiciteit die daaraan wordt gegeven. Over de wijze waarop een eventueel incident wordt gemanaged zijn, zowel intern als extern, afspraken gemaakt.

Het vijfde risicogebied is gelegen in de onderhoudssituatie, geschiktheid en overcapaciteit van de gebouwen in eigendom. Een deel van de gebouwen van Elker is gedateerd en deze zullen (op termijn) aan nieuwbouw c.q. renovatie toe zijn. Hiervoor zal in samenhang met de inhoudelijke plannen in de komende jaren een masterplan en (financiële) businesscase moeten worden ontwikkeld.

Het zesde risicogebied betreft de mogelijkheid van ernstige calamiteiten, bijvoorbeeld brand. Vooral bij woonfuncties is dit een niet te veronachtzamen risico. De veiligheid voldoet door een combinatie van organisatorische en fysieke maatregelen aan de daaraan te stellen eisen. De veiligheid wordt periodiek gemonitord. Toch vallen calamiteiten met immateriële en materiële schade nooit helemaal uit te sluiten. De directe materiële schade inclusief mogelijke vervolgschade kan groot zijn, ondanks het feit dat hiervoor adequate verzekeringen zijn afgesloten.

4.6 Medezeggenschap

De binnen Elker functionerende Ondernemingsraad is gekozen en voert zijn taken uit conform de Wet op de ondernemingsraden en het vastgestelde OR-reglement. In goed overleg hebben de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraden van Elker en Het Poortje en de Medezeggenschapsraad van Portalis besloten tot de instelling van een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR). De verbinding tussen de medezeggenschapsorganen van de bestuurlijk gefuseerde organisaties heeft vorm gekregen door de vastlegging van dit besluit in een BOR-convenant. De BOR bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur van genoemde medezeggenschapsorganen. De BOR is bedoeld voor afstemming en procedureafspraken. De Ondernemingsraad heeft geen advies- of instemmingsbevoegdheden overgedragen aan de BOR. Eind 2016 hebben de medezeggenschapsorganen besloten om in 2017 te onderzoeken of een intensievere onderlinge samenwerking mogelijk is en hoe deze vorm kan krijgen.

Zowel de Ondernemingsraad als de BOR voert zeswekelijks overleg met de Raad van Bestuur. Daarnaast is twee keer een overleg over de algemene gang van zaken binnen de instelling gevoerd, het zogenaamde Artikel 24 overleg, in aanwezigheid van de voltallige Ondernemingsraden en Medezeggenschapsraad van Elker en Het Poortje. De Ondernemingsraad heeft overleg gevoerd met de Raad van Toezicht. Daarnaast heeft de Ondernemingsraad overlegd met de achterban. Zowel het BOR- overleg als het overleg van de Ondernemingsraad met de Raad van Bestuur heeft veelal in het teken gestaan van het verandertraject dat voortkomt uit de transitie, transformatie en bestuurlijke fusie. Dit vroeg in 2016 binnen Elker -  vanwege de veranderde financiering - een aanpassing. De ombouw - inhoudende de afbouw van het aantal plekken verblijf en MKD en de intensivering van de inzet op een aantal nieuwe en bestaande vormen van hulp die meer aansluiten bij de transformatie - die nodig was om aan te blijven sluiten bij de veranderende omgeving en de personele gevolgen daarvan zijn ter advisering voorgelegd aan de Ondernemingsraad.

In 2016 is naast de inhoudelijke transformatie en transitie hard gewerkt aan de harmonisatie van Elker en Het Poortje. Op verschillende terreinen zijn de beleidsstukken van processen binnen Elker en Het Poortje geharmoniseerd, dan wel is er nieuw beleid opgesteld. Voorbeelden hiervan zijn de harmonisatie van de arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden, het opstarten van een strategische personeelsplanning en een nieuwe klokkenluidersregeling. Deze onderwerpen zijn ter instemming en/of advies aan de bevoegde medezeggenschapsorganen voorgelegd. Door het overleg in BOR-verband is dit traject in beide organisaties in een aantal gevallen  goed afgestemd en hebben betrokkenen inzicht gekregen in elkaars standpunten. 

Als lid van de OR zorg je voor een goede verbinding tussen de medewerkers en de directie!

Ary Littooy - voorzitter OR Elker

In 2016 is binnen Elker en Het Poortje ook begonnen met het aanbieden van nieuwe vormen van zorg. Het gaat bijvoorbeeld om het oprichten van de stichting Viyuna waarin alleenstaande minderjarige vreemdelingen begeleid worden en er is een begin gemaakt in het verder vormgeven van de Werkplaats waar jongeren tussen de 16 en 19 jaar die schoolverlater zijn naar een voorziening kunnen die tussen school en arbeidsmarkt in ligt. De medezeggenschapsorganen zijn bij deze processen betrokken en hebben hun standpunten en randvoorwaarden kenbaar kunnen maken.

De Ondernemingsraad is daarnaast betrokken geweest bij onderwerpen rond organisatieontwikkeling en kwaliteit, zoals cultuur, professionalisering en opleidingsbeleid. Ook kwam geregeld het bredere personeelsbeleid aan de orde zoals bijvoorbeeld het ziekteverzuim en de rol en inzet van Elker als werkgever in dat proces. De Ondernemingsraad heeft, zoals ieder jaar, de vaste onderwerpen uit de  beleids- en financiële cyclus  besproken.

In 2016 heeft de OR een tweedaagse cursus gevolgd waarin er meer kennis is verworven over de spelregels van de medezeggenschap. Ook was er aandacht voor de eigen werkwijze, taakverdeling en de ambitie van de raad. Verder is besproken welke mogelijkheden er zijn voor het organiseren van de medezeggenschap in een veranderende organisatie.

4.7 Cliëntenraad

Elker hecht veel waarde aan het betrekken van cliënten bij veranderingen en waar mogelijk bij verbetering van de werkwijze. Cliënten moeten de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken waar zij tegen aan lopen. De Cliëntenraad vertegenwoordigt alle cliënten (jongeren en ouders/verzorgers) en is het centrale aanspreekorgaan binnen Elker voor cliënten. De Cliëntenraad bestaat uit meerdere leden, waaronder ouders en leden vanuit maatschappelijke betrokkenheid. De Cliëntenraad verricht haar werkzaamheden op basis van het reglement en de Jeugdwet.

In 2016 is de Cliëntenraad geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen Elker, zoals:

  • Kwartaal- en Jaarrapportage Transitie jeugd 2015;
  • Herinrichtingsplan Elker en Het Poortje;
  • Servicepunt Jeugdhulp Plus;
  • De transitie Jeugdzorg.

Bij Elker staat de cliënt centraal

Peter Hinrichs - Voorzitter Cliëntenraad

Over een aantal van deze onderwerpen is ter vergadering advies uitgebracht of zijn er aandachtspunten en verbetermogelijkheden benoemd. De Cliëntenraad heeft een separaat advies uitgebracht en aandachtspunten en verbetermogelijkheden kenbaar gemaakt inzake:

  • De toename van spoedopnames;
  • Adviesaanvraag wijziging bestuur;
  • Krimpplan Elker;
  • Advies aanvraag adaptatieplan.

In 2016 heeft een delegatie van de Raad van Toezicht de vergadering van de cliëntenraad bezocht. Besproken is het ontbreken van input van cliënten.

Het is een blijvende uitdaging om voldoende actieve leden voor de Cliëntenraad te vinden en hen betrokken te houden. Er is een lid afgetreden en er is een nieuw lid bij gekomen. De Cliëntenraad zoekt nog nieuwe leden, met name vanuit de ouders. Er is aansluiting gezocht bij de Cliëntenraad Wilster. De leden van de Cliëntenraad Elker zijn per 1 juli 2015 benoemd als lid van de Cliëntenraad Wilster en andersom. De Cliëntenraden vergaderen gezamenlijk waarbij gezamenlijk onderwerpen, onderwerpen voor Wilster en onderwerpen voor Elker apart worden besproken. Er wordt indien formeel vereist of gewenst separaat advies uitgebracht door de Cliëntenraad Wilster en Cliëntenraad Elker. Er wordt ca. 5 keer per jaar vergaderd. De leden ontvangen een vergoeding voor een bijgewoonde vergadering. De vergaderingen vinden om en om plaats bij Elker of Wilster. Bij een aantal vergaderingen waren bestuurders of afdelingsmanagers aanwezig. Bij één vergadering was een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig. Vanuit beide organisaties worden de Cliëntenraden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris van Elker is per eind november uit dienst, waarna er 1 ambtelijk secretaris is.

Voor de Cliëntenraad staat de vergroting van de ouderparticipatie voorop. Helaas is het de Cliëntenraad nog niet gelukt om het reguliere contact met de jongeren/ouders tot stand te brengen of in stand te houden. De functie van onafhankelijke vertrouwenspersoon is extern ondergebracht bij Stichting Zorgbelang Groningen.

Pleegouderraad

Elker vindt het belangrijk dat pleegouders meedenken en -praten over ontwikkelingen in de pleegzorg. Daarom hebben enkele pleegouders zitting in de Pleegouderraad (POR). Dit is een adviesraad die de gemeenschappelijke belangen van de Elker-pleegouders behartigt. De Pleegouderraad bestaat uit meerdere leden. De Pleegouderraad verricht haar werkzaamheden op basis van het reglement en de Jeugdwet.

Over een aantal onderwerpen is ter vergadering advies uitgebracht of zijn aandachtspunten en verbetermogelijkheden benoemd:

  • Advies gegeven met het tot stand komen van "het Loket" (bijzondere kosten);
  • Advies met betrekking tot het vernieuwen van de protocollen Pleegzorg;
  • Stelling gegeven voor het tevredenheidsonderzoek voor pleegkinderen;
  • Reglement Pleegouderraad geactualiseerd;
  • Ronde tafelgesprekken gehouden met pleegouders.