Toezicht, bestuur en medezeggenschap

4.1 Normen voor goed bestuur

Het Poortje kent een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. Elker en Het Poortje hebben ten tijde van de bestuurlijke fusie een moederstichting opgericht. Daarbij hebben zij hun Governance- model, op basis van de Zorgbrede Governance Code (ZGC) en waar aanvullend de Code Goed Bestuur in het onderwijs, gesynchroniseerd. De Raden van Bestuur en Raden van Toezicht van de moederstichting en de stichtingen Elker en Het Poortje Jeugdinrichtingen vormen een personele unie.

De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van Het Poortje onderschrijven conform de statuten en reglementen van de stichting de normen voor goed bestuur en toezicht zoals opgenomen in de ZGC. Zij streven in de uitvoering van hun taak naar een optimale invulling van deze normen, welke voor hen in hoofdlijnen inhouden:

  • Professioneel en onafhankelijk bestuur en toezicht;
  • Integer handelen en bevorderen integriteit binnen de instelling;
  • Transparantie en verantwoording richting belanghebbenden.

De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht richten zich daarbij primair op de belangen van cliënten, de continuïteit en professionaliteit van de organisatie en het verantwoord gebruik van publieke middelen. De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks het eigen functioneren en dat van de Raad van Bestuur. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur betrokken. De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het jaardocument, inclusief de jaarrekening.

4.2 Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur heeft conform statuten en reglementen in 2016 de dagelijkse leiding gevoerd en zorg gedragen voor bestuurlijke, juridische, zorginhoudelijke, organisatorische en financiële borging van de activiteiten van de stichting. De  Raad van Bestuur heeft verantwoording afgelegd over het totale beleid van de instelling aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft besloten tot een overgang naar een eenhoofdig bestuur per 1 oktober 2016. De honorering van de leden van de Raad van Bestuur is vermeld in de jaarrekening 2016.

Samenstelling Raad van Bestuur per 31-12-2016

Samenstelling Raad van Bestuur per 31-12-2016
Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties
De heer W. Cnossen Voorzitter Raad van Bestuur Lid bestuur Jeugdzorg Nederland Bestuurslid Associatie voor Jeugd

4.3 Raad van Toezicht

Taken
De Raad van Toezicht heeft conform de statuten van de stichting met name de volgende taken en bevoegdheden:

  • Toezicht houden op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de  stichting;
  • Beoordeling van verzoeken tot goedkeuring van de Raad van Bestuur met betrekking tot een aantal belangrijke onderwerpen, waaronder:
    • De vaststelling van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag;
    • De vaststelling en wijziging van  beleidsplannen;
    • Het aangaan of verbreken van duurzame samenwerkingen van Het Poortje met andere rechtspersonen, organisaties of ondernemingen;
    • Het beleid voor de dialoog met belanghebbenden;
  • Zorgdragen voor een goed functionerend bestuur (door benoeming, beoordeling en ontslag van de leden van de Raad van Bestuur, vaststelling van het salaris en de regeling van de overige arbeidsvoorwaarden);

  • Zorgdragen voor een goed functionerend toezicht (door benoeming, beoordeling en ontslag van leden van de Raad van Toezicht).

De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor maximaal vier jaar. Aftredende leden zijn eenmaal herbenoembaar voor maximaal vier jaar. Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht wordt gebruik gemaakt van een profielschets. Leden van de Raad van Toezicht worden op openbare wijze geworven. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden binnen de normen die daaraan door de Regeling bezoldigingsmaxima zorg en welzijn worden gesteld. Deze is vermeld in de jaarrekening 2016.

Samenstelling Raad van Toezicht per 31-12-2016

Samenstelling Raad van Toezicht per 31-12-2016
Naam Aandachtsgebied Hoofd- en nevenfuncties
Mevrouw G. de Vries-
Leggedoor
Voorzitter Lid Eerste Kamer
De heer K. H. Koops Voorzitter
Vice-voorzitter
Algemeen bestuurlijk, bedrijfs- en organisatie-kundig, financieel-economisch
Vicevoorzitter Stichting Zuid-Oost Zorg
Voorzitter RvT Stichting Jez Basis GGZ
Sesam adviseur
De heer
A. van der Heide
Voordracht cliëntenraad Zorginhoudelijk, algemeen bestuurlijk Eigenaar Van der Heide interim, advies en coaching
Lid van de Raad van Toezicht van Zorgbelang Drenthe
Lid landelijke geschillencommissie zorg
Mevrouw G.C. Bruins Slot Justitie/ juridisch Officier van Justitie
Lid Rekenkamercommissie gemeente Noordenveld
De heer F.C. van den Berg Voordracht OR en MR Personeel, bedrijfs- en organisatiekundig Ondernemer/ investeerder
Bedrijfskundig adviseur
Lid Raad van Toezicht Domesta Wooncorporatie
De heer J. Dijkstra (met ingang van 1-2-2016) Algemeen bestuurlijk, financieel-economisch Bestuurder Izore
Voorzitter Raad van Commissarissen Eno

De heer Lycklama à Nijeholt is op 1 februari 2016 uit de Raad van Toezicht getreden vanwege het aflopen van de zittingstermijn en mevrouw Kalverboer is op 20 april 2016 uit de Raad van Toezicht getreden vanwege haar benoeming als Kinderombudsman.

De heer Dijkstra is per 1 februari 2016 benoemd als lid, voor de andere vacante zetel loopt de wervingsprocedure.

Overleg
Gedurende het verslagjaar is de Raad van Toezicht vier keer bijeen geweest. De Raad van Toezicht heeft in het afgelopen jaar een bijeenkomst met de voltallige Ondernemingsraden en Medezeggenschapsraad georganiseerd. Ook is een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aanwezig geweest bij een overleg van de cliëntenraad. De Raad van Toezicht heeft een auditcommissie, commissie inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit en remuneratiecommissie ingesteld. Deze zijn respectievelijk vier, drie en twee keer bijeen geweest in het afgelopen jaar.

Onderwerpen
De onderwerpen die de Raad van Toezicht heeft behandeld in het jaar 2016 zijn op hoofdlijnen in te delen in een aantal thema’s:

Transitie en positionering
In elk overleg met de Raad van Toezicht is gesproken over de uitvoering van en ontwikkelingen rond het contract  Jeugdhulp plus, waarbij de interne inhoudelijke lijn Doen Wat Werkt/ Verbeterd Verder het kader was. De inhoudelijke ontwikkelingen, de krimp en de inzet van Wilster om samen met partners vorm te geven aan de transformatie is besproken. Belangrijk punt was verder de beëindiging van de samenwerking binnen DOK3, en de inhoudelijke en financiële implicaties daarvan. Begin dit jaar werd het voornemen van het Ministerie van Justitie bekend om over te gaan tot beëindiging van de subsidierelatie met Juvaid. De Raad van Toezicht heeft gesproken over de implicaties van dit voornemen. In de loop van het jaar werd duidelijk dat dit voornemen in de huidige kabinetsperiode niet tot uitvoering komt. Er wordt ingezet op de ontwikkeling van de JJI-sector, waarin Juvaid participeert. Elker Het Poortje heeft met goedkeuring van de Raad van Toezicht een nieuwe stichting opgericht, Viyuna, waarbinnen in opdracht van Nidos de opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen wordt verzorgd.

Financiën en bedrijfsvoering
Financiële onderwerpen zijn structureel voorafgaand aan de vergadering van de Raad van Toezicht besproken in de auditcommissie. De financiële P&C-cyclus wordt gevolgd middels kwartaalrapportages. De kwartaalrapportages zijn naar aanleiding van het overleg met de auditcommissie uitgebreid met een financiële vooruitblik (onder meer liquiditeitsprognose). Dit heeft met name te maken met de wijziging van het toetsingskader van de Raad van Toezicht, nu de organisatie- vanwege gedeeltelijke overgang naar variabele c.q. minder voorspelbare financieringskaders- een ander risicoprofiel heeft. Vanwege het proces rond de contractering in 2015 is de begroting 2016 in de eerste vergadering van de auditcommissie en Raad van Toezicht in 2016 besproken en goedgekeurd. De kaderbrief 2017 is toegelicht.

Inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit
De commissie inhoudelijke ontwikkelingen en kwaliteit is geïnformeerd over de uitwerking van de inhoudelijke aanpak binnen Wilster (Doen Wat Werkt/ Verbeterd Verder) en de pilot die Juvaid uitvoert naar aanleiding van de landelijke ontwikkelde toekomstplannen voor de JJI-sector. Gericht op het thema kwaliteit en veiligheid was onder meer de bespreking van het rapport veiligheidszorg binnen Het Poortje, dat op verzoek van de Raad van Bestuur is opgesteld, en het onderzoek van de certificerende instantie naar de stand van zaken binnen de organisatie ten opzichte van de HKZ-criteria.

Interne organisatie
Na de overgang van de stafmedewerkers naar de gezamenlijke stichting op 1 januari 2016 is een herinrichtingsplan, op basis van een daarin uitgewerkte inhoudelijke koers , besproken met de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft met name aandacht gevraagd voor het meenemen van medewerkers in het veranderproces. De personele gevolgen voor de staf, waarin een fundamentele wijziging werd doorgevoerd, zijn nader toegelicht. Ook het onderwerp zelforganisatie, dat als hefboom in het veranderproces wordt ingezet, is meerdere keren aan de orde geweest, onder meer in het overleg tussen Raad van Toezicht en medezeggenschap. In lijn met de herinrichting van de organisatie heeft de Raad van Toezicht besloten over te gaan naar een eenhoofdige Raad van Bestuur. Dit besluit is op 1 oktober 2016 in werking getreden.

Uitvoering  governance principes
Naar aanleiding van de oprichting van stichting Viyuna, ten behoeve van de opvang van alleenstaande meerderjarige vreemdelingen, heeft de Raad van Toezicht zijn reglement aangepast. Daarnaast zijn afspraken vastgelegd over deskundigheidsbevordering van de leden. Dit jaar is een lid van de Raad van Toezicht teruggetreden op eigen verzoek (vanwege benoeming tot Kinderombudsman) en is een lid afgetreden vanwege het aflopen van de maximale zittingstermijn. Voor één zetel loopt de wervingsprocedure nog, de andere zetel is ingevuld. De Raad van Toezicht heeft het eigen functioneren en de samenwerking met de Raad van Bestuur geëvalueerd, gesproken over de visie op het toezichthouderschap  en de remuneratiecommissie heeft functionerings- gesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur.

Verlenen van goedkeuring

De Raad vanToezicht heeft in 2016 goedkeuring verleend aan:

  • Jaardocument en accountantsverslag 2015;
  • Oprichting stichting Viyuna;
  • Begroting 2016;
  • Meerjarenbeleid;
  • Aanpassing reglement Raad van Bestuur in verband met oprichting stichting Viyuna.

4.4 Bedrijfsvoering

Beleidscyclus

De bedrijfsvoering van Het Poortje volgt jaarlijks een vast stramien in het kader van de reguliere beleidscyclus. In de cyclus is rekening gehouden met de eisen die de Ministeries van VWS, V&J, OCW en gemeenten stellen aan de beleids- en verantwoordingscyclus van de organisatie. Er is, samen met fusiepartner Stichting Elker, sprake van één beleidscyclus waarbij, vanuit de externe omgevingsanalyse, de gezamenlijke strategische beleidskaders worden uitgezet. Deze zijn gericht op intensievere samenwerking tussen de stichtingen waarbij rekening is gehouden met de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten en de krimpscenario’s voor komende jaren. Het meerjarenbeleid van Het Poortje geeft richting aan de jaarlijks vast te stellen speerpunten en prioriteiten. Deze cyclus vormt een belangrijke basis voor de sturing en kwaliteitsverbetering van de organisatie.

Het jaarplan en de begroting van Het Poortje worden door de Raad van Bestuur vastgesteld en vervolgens ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd.

Op grond van het geïntegreerde jaarplan en de begroting worden taakstellende jaarbudgetten voor de afdelingen en ondersteunende diensten vastgesteld. Het jaarplan wordt vertaald in operationele doelen en activiteiten in de vorm van werkplannen voor de afdelingen. De operationele doelen worden in een Performance Sheet opgenomen en aan de Raad van Toezicht gepresenteerd.

Voortgangsbewaking en interne controle

De voortgangsbewaking en interne controle vinden plaats op basis van periodieke rapportages:

  • Maandelijks managementinformatie over productie- gegevens, financiële cijfers en HRM-gegevens;
  • Driemaandelijks kwartaalbesprekingen van de afdelingen in het MT als input voor de rapportage aan de financiers en RvT;
  • Driemaandelijks de kwartaalrapportage naar de Raad van Toezicht, inclusief de monitoring van resultaten via de Performance Sheet;
  • Periodieke informatie en verantwoording uit kwaliteitsregistraties en -metingen en prestatie- indicatoren jeugdzorg, zoals effectmeting, doelrealisatie, cliëntentevredenheid, cliëntenfeedback, medewerkerstevredenheid en klachtenregistratie;
  • Jaarlijks door middel van het jaardocument en het publieksjaarverslag (via internet).

In samenspraak met de gemeenten is het afgelopen jaar gewerkt aan een opzet voor periodieke informatievoorziening op de transformatieagenda, inhoudelijke ontwikkelingen en cijfers.

In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met de budgettaire krimp voor de gesloten jeugdhulp in Noord- Nederland in het kader van de transitie en de daarmee samenhangende contractafspraken.

Continue verbetering

Naast de uitvoering en monitoring van de jaarplannen zijn er andere controlemechanismen die bijdragen aan de voortdurende verbetering van intern beleid. Verbeterpunten ontstaan door evaluatie van interne registraties of door intern of extern onderzoek. De uitkomsten van deze evaluaties worden geanalyseerd en vertaald in verbetermaatregelen die meegenomen worden in de P&C-cyclus. Op organisatieniveau gaat het om verbetermaatregelen naar aanleiding van:

  • inspectieonderzoeken;
  • interne audits;
  • externe audits;
  • tevredenheidsonderzoeken (jongeren, medewerkers, ketenpartners);
  • klachten van medewerkers of jongeren;
  • analyses van de registratie van calamiteiten en overige incidenten;
  • afwijkingen op vastgestelde processen en procedures;
  • risico-inventarisatie(s).

4.5 Risicomanagement

De naleving van de governanceprincipes schept waarborgen voor een adequaat risicomanagement. Governance behelst het geheel van inrichten en managen van de verschillende processen, waarbij scheiding plaatsvindt tussen de uitvoering van beleid en het toezicht daarop. Actuele risico’s worden systematisch in kaart gebracht, waarbij deze worden geagendeerd in het Managementteam en in de vergaderingen met de Raad van Toezicht. Een belangrijke doelstelling is dat aan interne en externe belanghebbenden op transparante wijze verantwoording wordt afgelegd over de prestaties. Risico’s worden hierdoor vroegtijdig gesignaleerd en gecommuniceerd waardoor bijsturing mogelijk is.

Risicomanagement ten aanzien van de inhoudelijke en bedrijfsmatige processen is bij Het Poortje continu onderwerp van aandacht. Het uitgangspunt is dat het risicobewustzijn en kwaliteitsdenken zijn verankerd in de dagelijkse werkzaamheden en dat deze zijn beschreven en worden uitgevoerd conform daartoe ingerichte processen en procedures. De inbedding via het kwaliteitsmanagementsysteem en HKZ-certificering schept hiervoor waarborgen. De organisatie is gericht op het continu verbeteren via de plan-do-check-act cyclus.

Ook vindt toezicht plaats op de inhoudelijke kwaliteit en risico’s door de Inspectie Jeugdzorg, Inspectie Veiligheid en Justitie en de Inspectie Onderwijs. Voor al deze externe beoordelingen geldt dat ze naar de belanghebbenden worden gecommuniceerd en dat de follow-up systematisch en adequaat wordt opgepakt.

Naast de inhoudelijke en kwalitatieve risicobeoordeling, vindt ook een beoordeling van risico’s met een financiële impact plaats. De externe accountant toetst jaarlijks de kwaliteit en de werking van de administratieve organisatie en interne controles. Aandacht gaat daarbij uit naar interne en externe risico’s, in hoeverre deze beheersbaar zijn en in welke mate ze financiële impact kunnen hebben op de organisatie. Zo is de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten als financieel risico geïdentificeerd. Met de gemeenten uit de provincie Groningen, Friesland en Drenthe is in december 2014 een contract afgesloten op basis van een transformatie-agenda waarmee tot eind 2017 een (krimpend) budget is vastgesteld voor het aantal aan te bieden capaciteitsplaatsen gesloten jeugdhulp in Noord-Nederland.

4.6 Medezeggenschap

Binnen Het Poortje functioneren met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving drie medezeggenschapsorganen:

  • De Ondernemingsraad, die de belangen behartigt van de medewerkers van Het Poortje die op grond van een arbeidsovereenkomst zijn aangesteld;
  • De Medezeggenschapsraad, die de belangen behartigt van medewerkers die werkzaam zijn voor ouders van leerlingen van Portalis;
  • De Cliëntenraad, die de belangen behartigt van cliënten van Wilster.

De Raad van Bestuur benut de functie van de medezeggenschap in de ontwikkeling en toetsing van beleid en  besluitvorming. Hoewel de medezeggenschapsorganen een verschillend wettelijk kader en een verschillende achterban hebben, zijn er in sommige gevallen onderwerpen die voor meerdere van hen relevant zijn. Waar gewenst en mogelijk wordt de verbinding gezocht. Dit geldt ook voor de verbinding die op onderdelen is gezocht bij de medezeggenschapsorganen van Elker. Dit heeft zowel voor de Raad van Bestuur als de medezeggenschap meerwaarde opgeleverd.

Ondernemingsraad en Medezeggenschapsraad
De binnen Het Poortje functionerende Ondernemingsraad is samengesteld en voert zijn taken uit conform de Wet op de Ondernemingsraden en het vastgestelde OR-reglement. De Medezeggenschapsraad is conform de Wet op de expertisecentra, de Wet medezeggenschap scholen en het medezeggenschapsreglement ingesteld voor de binnen Het Poortje functionerende VSO-school. De verbinding tussen de medezeggenschapsorganen van de bestuurlijk gefuseerde organisaties heeft vorm gekregen door de instelling van een BOR. De BOR bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraden van Elker en Het Poortje en de voorzitter van de Medezeggenschapsraad. De BOR is bedoeld voor afstemming en procedureafspraken, de Ondernemingsraad en Medezeggenschapsraad hebben geen advies- of instemmingsbevoegdheden overgedragen aan de BOR. Eind 2016 hebben de medezeggenschapsorganen besloten om in 2017 te onderzoeken of een intensievere onderlinge samenwerking mogelijk is en hoe deze vorm kan krijgen.

De Ondernemingsraad, Medezeggenschapsraad en BOR voeren zes wekelijks overleg met de Raad van Bestuur cq het bevoegd gezag. Waar mogelijk voeren de Ondernemingsraad en Medezeggenschapsraad gezamenlijk overleg met de Raad van Bestuur. Dit levert over en weer inzicht op in de beoordeling van kwesties die zowel de OR als de MR aangaan. Naast het reguliere overleg is twee keer een overleg over de algemene gang van zaken binnen de instelling gevoerd, het zogenaamde artikel 24 overleg, in aanwezigheid van de volledige Ondernemingsraden en Medezeggenschapsraad van Elker en Het Poortje. De Ondernemingsraad en Medezeggenschapsraad hebben een gezamenlijke bijeenkomst met de Raad van Toezicht bijgewoond. Daarnaast hebben de Ondernemingsraad en Medezeggenschapsraad overlegd met de achterban en de vakbonden.

Met oog voor het kind, brengen we samen de organisatie verder!

Pieter Drenthen - voorzitter OR Het Poortje

Ondernemingsraad
De Ondernemingsraad heeft zoals ieder jaar de vaste onderwerpen uit de Planning en Control cyclus besproken. Zowel het BOR- overleg als het overleg van de Ondernemingsraad met de Raad van Bestuur heeft veelal in het teken gestaan van het verandertraject dat voortkomt uit de transitie, transformatie en bestuurlijke fusie. De transitie gaat gepaard met aanzienlijke  bezuinigingen. Om deze taakstelling te realiseren is een reorganisatieplan voor Wilster ontwikkeld, welke met positief advies van de OR is  vastgesteld.

In 2016 is naast de inhoudelijke transformatie en transitie hard gewerkt aan de harmonisatie van processen binnen Elker en Het Poortje. Op verschillende terreinen zijn de beleidsstukken van Elker en Het Poortje geharmoniseerd, dan wel dat er nieuw beleid is opgesteld. Voorbeelden hiervan zijn de harmonisatie van de arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden, opzetten strategische personeelsplanning en een nieuwe klokkenluidersregeling. Deze onderwerpen zijn ter instemming en/of advies aan de bevoegde medezeggenschapsorganen voorgelegd. Door het overleg in BOR-verband is dit traject in beide organisaties goed afgestemd en hebben betrokkenen inzicht gekregen in elkaars standpunten. 

In 2016 is binnen Elker en Het Poortje ook begonnen met het aanbieden van nieuwe vormen van zorg. Het gaat bijvoorbeeld om het oprichten van de stichting Viyuna waarin alleenstaande minderjarige vreemdelingen begeleid worden en het starten van de proeftuinen van Juvaid waarin een alternatief verblijf voor preventief gehechte jongeren wordt geboden. Buiten de JJI werken zij met professionals en mensen uit hun eigen omgeving aan een toekomst zonder crimineel gedrag. De medezeggenschapsorganen zijn bij deze processen betrokken en hebben hun standpunten en randvoorwaarden kenbaar kunnen maken.

De Ondernemingsraad is daarnaast betrokken geweest bij onderwerpen rond organisatieontwikkeling en kwaliteit, zoals cultuur, professionalisering en opleidingsbeleid. Ook kwam geregeld het wat bredere personeelsbeleid aan de orde zoals bijvoorbeeld het ziekteverzuim en de rol en inzet van Het Poortje als werkgever in dat proces.

Medezeggenschapsraad
Naast de vaste onderwerpen uit de P&C-cyclus heeft de MR een aantal terugkerende onderwijs specifieke onderwerpen besproken. Het schoolplan, het formatieplan, het activiteitenplan en de schoolgids zijn met inachtneming van de Wet medezeggenschap scholen vastgesteld. Ook de inhoudelijke ontwikkeling van Portalis, aansluitend bij de in 2014 vastgelegde kaders ten aanzien van de positionering van Portalis, is meerdere keren besproken. Deze positionering is besproken in het kader van de projecten Verbeterd Verder, Terug naar de kern (die binnen respectievelijk Wilster en Juvaid lopen) en de samenwerking met Woodbrookers.

In 2014 is een aanpassing van de managementstructuur gerealiseerd. Het nieuwe managementstatuut is ter advisering aan de Medezeggenschapsraad voorgelegd en is met ingang van schooljaar 2015/2016 doorgevoerd na positief advies. De Medezeggenschapsraad heeft de implementatie hiervan gevolgd en eind 2016 is begonnen met de evaluatie.

In 2015 zijn de eerste stappen gezet richting aanpassing van beleid in aansluiting op de ingezette inhoudelijke beweging. Het betreft onder meer de aanpassing van de zorgstructuur en het taakbeleid. De medezeggenschap is hierin meegenomen. In 2016 is dit verder uitgewerkt en is dit wederom ter instemming en/of advies aan de medezeggenschapsraad voorgelegd.

4.7 Cliëntenraad

Wilster kent een Cliëntenraad conform de Jeugdwet. Wilster hecht veel waarde aan het betrekken van cliënten bij veranderingen en waar mogelijk bij verbetering van de werkwijze. Cliënten moeten de mogelijkheid hebben om kenbaar te maken waar zij tegen aanlopen. De Cliëntenraad vertegenwoordigt alle cliënten (jongeren en ouders/verzorgers) en is, naast de Jongerenraad, het centrale aanspreekorgaan binnen Wilster voor cliënten. De Cliëntenraad bestaat uit meerdere leden, waaronder ouders en leden vanuit maatschappelijke betrokkenheid.

In 2016 is de Cliëntenraad geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen Wilster, zoals:

  • Kwartaal en Jaarrapportage Transitie jeugd 2015;
  • Plan: “Verbeterd verder”;
  • Thema’s: Veiligheid en Sociale Media;
  • Reorganisatie plan Elker en Het Poortje;
  • Jaarverslag Klachtencommissie Wilster 2015;
  • 2e en 3e Q rapportage JeugdhulpPlus;
  • Service Punt jeugdhulpPlus verbeterd verder;
  • De transitie Jeugdzorg.

Over een aantal van deze onderwerpen is ter vergadering advies uitgebracht of zijn er aandachtspunten en verbetermogelijkheden benoemd. De Cliëntenraad heeft een separaat advies uitgebracht en aandachtspunten en/of verbetermogelijkheden schriftelijk kenbaar gemaakt inzake:

  • de toename van spoedopnames;
  • de ontwikkelingen bij DOK3;
  • adviesaanvraag wijziging bestuur.

Bij Het Poortje staat de veiligheid van de jongeren voorop

Peter Hinrichs - Voorzitter Cliëntenraad

De notulen van de Jongerenraad worden op de vergadering van de Cliëntenraad besproken. Het is de insteek dat een vertegenwoordiger van de Cliëntenraad de Jongerenraad regelmatig zal bezoeken, helaas bleek dat, het eerste half jaar, niet altijd realiseerbaar te zijn. Inmiddels is dit weer goed opgepakt en bezoekt een lid van de Cliëntenraad (in elk geval eens per kwartaal) de Jongerenraad. Vanuit de jongerenraad wordt met enige regelmaat aangegeven dat de jongeren problemen hebben met het rookbeleid en dan met name dat personeel rookt in het zicht van de jongeren. Dit heeft de Cliëntenraad onder de aandacht van de manager gebracht. De Cliëntenraad blijft het rookbeleid, via de notulen en vergaderingen Jongerenraad, volgen.

In 2016 heeft een delegatie van de Raad van Toezicht de vergadering van de Cliëntenraad bezocht. Besproken is het gebrek aan input van cliënten/ouders. Tevens is een lid van de Cliëntenraad  betrokken bij het organiseren van de ouderavonden. Tijdens de ouderavond wordt verteld wat de Cliëntenraad doet. Het is een blijvende uitdaging om voldoende actieve leden voor de Cliëntenraad te vinden en hen betrokken te houden. Er is een lid afgetreden en er is een nieuwe lid bij gekomen.

De Cliëntenraad zoekt nog nieuwe leden, met name vanuit de ouders. Tijdens de ouderavond is hiervoor aandacht gevraagd, maar er was geen response. Er zijn twee nieuwe folders (een wervingsfolder en een  folder over de werkzaamheden van de Cliëntenraad) ontwikkeld en aan ouders gegeven. De folders liggen ook bij de entree Wilster.

Er is aansluiting gezocht bij de Cliëntenraad Elker. De leden van de Cliëntenraad Elker zijn per 1 juli 2015 benoemd als lid van de Cliëntenraad Wilster en andersom. Tijdens de vergadering worden gezamenlijke onderwerpen, onderwerpen voor Wilster en onderwerpen voor Elker apart besproken. Er kan, indien gewenst, separaat advies worden uitgebracht door de Cliëntenraad Wilster en Cliëntenraad Elker. Er wordt ca. 5 keer per jaar vergaderd. De leden ontvangen een vergoeding voor een bijgewoonde vergadering. De vergaderingen vinden om en om plaats bij Elker of Wilster. Bij een aantal vergaderingen waren bestuurders of afdelingsmanagers aanwezig. Bij één vergadering was een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig.

Vanuit beide organisaties worden de Cliëntenraden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris van Elker is per eind november 2016 uit dienst. Per 1 januari 2017 is er 1 ambtelijk secretaris.

De functie van onafhankelijke vertrouwenspersoon is extern ondergebracht bij Stichting Zorgbelang Groningen.