Beleid, inspanningen en prestaties

5.1 Beleid en realisatie 2016

De jeugdhulp is enorm in beweging. Met name de transitie en transformatie en de veranderingen op alle niveaus die dit met zich meebrengt, vragen van Het Poortje een aanscherping op het beleid. In 2016 is een nieuwe inhoudelijke koers voor Elker en Het Poortje ontwikkeld. Wanneer wij onze collectieve ambitie willen waarmaken en daadwerkelijk alle energie, mogelijkheden en middelen willen inzetten voor het versterken van kwetsbare gezinnen en kinderen, vraagt dat een bepaalde inrichting van de organisatie waarbij dit gerealiseerd kan worden. Het belang van het kind moet altijd voorop staan en daarmee leidend zijn voor ons handelen. Hiermee stellen we steeds de cliënt centraal, dat is immers onze bedoeling. Om onze ambitie te realiseren en hiertoe op een andere manier te werken vanuit de bedoeling en het belang van onze cliënten, wordt onze inhoudelijke koers gebaseerd op 3 kernelementen: de cliënt centraal, professional in the lead en een vitale organisatie.  

In 2016 is een gezamenlijke missie en visie voor Elker - Het Poortje vastgesteld:

Missie en Visie Elker-Het Poortje

Waar staan wij voor:
Wij komen op voor de rechten en belangen van kwetsbare kinderen, jongeren en gezinnen. Wij zorgen voor een positieve wending in het ontwikkelingspad van kinderen en jongeren, zodat zij en het gezin in eigen omgeving op eigen kracht verder kunnen. Wij borgen de veiligheid van kinderen en jongeren door ouders in staat te stellen de verantwoordelijkheid te nemen om hun kinderen een veilig opvoed- en opgroeiklimaat te bieden waarin kinderen zich weer kunnen ontwikkelen. Wij zorgen dat de beste hulp zo snel mogelijk en aantoonbaar effectief wordt ingezet. Het weer meedoen van het kind en de jongere in gezins-, school-, en samenlevingsverband is het doel van ons werk.

Onze uitgangspunten zijn:

  • Kinderen hebben recht op bescherming, op onderwijs en op opgroeien in een veilige en gezonde  omgeving.
  • Ouders zijn en blijven verantwoordelijk voor hun kinderen, tenzij de veiligheid in het geding  is.

Hoe werken we daaraan:

  • We werken Family Based: elk kind heeft het recht om in het eigen gezin op te groeien. We zetten het kind binnen het gezin centraal. We leggen de verantwoordelijkheid daar waar hij hoort.
  • We werken Community based: we werken altijd samen met gemeenten/Wijkteams. We zetten de lijnen uit samen met betrokken hulpverleners en schakelen hierbij ook altijd met het onderwijs. We betrekken bovendien altijd belangrijke steunfiguren van de jongeren. We hebben nadrukkelijk aandacht voor de zorg of begeleiding die een jongere na uitstroom nodig heeft. Dit meten we in de monitor effectieve jeugdzorg aan de hand van de verschillende outcomecriteria (dagbesteding, arbeid, onderwijs, inkomen, sociaal netwerk en wonen).
  • We sluiten met onze gespecialiseerde behandeling en begeleiding aan bij de dagelijkse leefomgeving van het kind en het gezin. We maken beperkingen hanteerbaar in die context, waarbij het waarborgen van de veiligheid van het kind altijd voorop blijft staan.
  • Het is onze natuurlijke houding om als partner van kind en ouders en samen met andere maatschappelijke organisaties te werken aan het optimaliseren van die context.
  • Wij onderscheiden ons door kennis en vakmanschap, in combinatie met onze opstelling in samenwerken. Wij gedragen ons verantwoordelijk, we voelen ons medeverantwoordelijk voor het resultaat en wij realiseren ons altijd dat wij het niet alleen doen.
  • De professionals in de uitvoering staan voorop. Zij zijn goed opgeleid, hebben open oren en ogen voor de vragen en behoeften vanuit de samenleving.
  • We richten onze organisatie zodanig in dat die optimaal ondersteunend is voor het werk waar we voor staan en dat primair door onze professionals wordt uitgevoerd.
  • We zijn transparant over onze intenties, ons handelen en onze resultaten, zowel naar onze cliënten als naar onze professionele omgeving.
  • Bij keuzes zijn onze maatschappelijke waarden leidend en snijden wij in die onderwerpen, waar onze toegevoegde waarde het minst is, die anderen ook kunnen uitvoeren of die niet vragen om de specialistische kwaliteit van onze  professionals.

Leidende Principes

Onze 'leidende principes' vormen belangrijke toetsstenen voor de invulling van ons werk:

  • cliëntgericht;
  • gericht op participatie;
  • systeemgericht;
  • vertrouwen;
  • verbinding;
  • vakmanschap.

Wat betekent dit in de  praktijk?

  • Elker en Het Poortje bieden (hoog)gespecialiseerde zorg aan kinderen, jongeren en ouders in Noord-Nederland.
  • We bieden behandeling aan kinderen en jongeren die gezien hun complexe problematiek specialistische zorg nodig hebben zowel in strafrechtelijk, gedwongen (civielrechtelijk) als vrijwillig kader.
  • We werken met bevlogen en goed toegeruste professionals die methodisch en programmatisch zijn geschoold. We maken gebruik van bewezen effectieve behandelmethodieken.
  • Naast  gespecialiseerde  behandeling  (onze  corebusiness) bieden we coaching en training in het voorliggend veld, waarbij we onze expertise aan de voorkant in het voorliggend veld inbrengen (CJG/sociale teams, onderwijs,  huisartsen).
  • Behandeling in de Jeugdhulp Plus is gericht op het bereiken van een keerpunt. Jeugdhulp Plus beoogt voor jeugdigen die in hun ontwikkelingspad naar volwassenheid steeds ernstiger (dreigen) vast te lopen op verschillende levensterreinen, dit ontwikkelingspad een positieve richting te geven. Wat moet er veranderen wil deze jongere weer veilig en effectief in een reguliere context met aldaar beschikbare hulp en steun verder geholpen kunnen worden? Wat moet er veranderen in gedrag, houding en motivatie bij deze jongere wil deze weer met succes in regulier onderwijs of werksetting kunnen participeren? De Jeugdhulp Plus interventie kan (succesvol) worden beëindigd als dit keerpunt is bereikt. Hierbij is de gesloten plaatsing een strategische interventie in een totaal programma.

De speerpunten zoals die zijn benoemd in de inhoudelijke koers 2016 van Elker en Het Poortje, zijn hieronder uitgewerkt in doelen en realisaties van Wilster, Juvaid en Portalis.

De cliënt centraal

De JeugdhulpPlus zal minder, korter en meer verbonden (in de keten en met het netwerk) ingezet worden.

Wilster

Doelstelling

  1. Verbinding voorliggend veld versterken (minder);
  2. Inrichten JH+ als keerpuntvoorziening in ambulant traject (korter en meer verbonden);
  3. Sturen op basis van outcome criteria;
  4. Inzet van de expertise van JeugdhulpPlus voor jongeren waar een machtiging dreigt.

Realisatie

  1. Aansluiten bij wijkteams van groot-leveranciers.
    Door intensivering van de contacten met wijkteams wordt de expertise van JeugdhulpPlus eerder ingezet. Hiermee kan bijvoorbeeld via inzet van de voorwaardelijke machtiging plaatsing in een keerpuntvoorziening voorkomen worden. De bekendheid van de wegen naar de expertise is vergroot en er ontstaat een betere verbinding. Er is sprake van intensivering samenwerking 2e en 3e lijn;
  2. JeugdhulpPlus inrichten als keerpuntvoorziening:
    1. De kwaliteit in de keten tussen de tweedelijns zorgaanbieders en JeugdhulpPlus neemt toe. Het overleg manoeuvreert tussen het nemen van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de ontwikkelagenda van JeugdhulpPlus Verbeterd Verder en de eigen verantwoordelijkheid in het versterken en inrichten van trajecten in het verlengde van deze agenda;
    2. Processchema en handleiding Doen Wat Werkt aanpak uitgewerkt.
      Om tot een keerpuntvoorziening te komen is de aanpak van Doen Wat Werkt opnieuw geïmplementeerd, dat heeft geresulteerd in een update en een processchema waarin de DWW-aanpak beschreven staat. Dit helpt hulpverleners handen en voeten te geven aan de nieuwe hulpverleningsplanning, waarbij jongeren allemaal voor een korte gesloten time out behandeld worden. Rollen zijn duidelijk van het kernteam, taken en verwachtingen van elkaar staan in één overzicht waar ook processen op ingericht zijn die ondersteunen dat een jongere geen dag langer in geslotenheid hoeft te zitten dan strikt noodzakelijk;
    3. Aangescherpte uitwerking basistrajecten
      Er is een module samengesteld waarin is uitgewerkt wie wat doet binnen een basistraject en welk traject het meest passend is voor een bepaalde cliënt. Dit is ook opgenomen in het processchema Doen Wat Werkt.
  3. Sturen op basis van outcome criteria:
    1. Het Aanmeld en Adviesteam heet vanaf 1 april 2016 Servicepunt JeugdhulpPlus en is beschikbaar voor advies en consultatie en zorgt voor een goede inhoudelijke en procedurele aanmelding en opname indien nodig. Ze garanderen een doorlopend behandeltraject waarbij gesloten opname onderdeel is van een ambulante behandeling. De mogelijkheid om via het Servicepunt direct expertise van de keerpuntvoorziening in te kunnen zetten, op elk moment in een traject van een jongere die mogelijk te maken krijgt met JeugdhulpPlus, wordt als grote meerwaarde ervaren. Met name het concrete meedenken bij complexe casuïstiek wordt benoemd als waardevol.
    2. Datagestuurd werken. Op verschillende niveau's en met verschillende partners wordt gestuurd op basis van de outcome-resultaten. Dit om in de samenwerking met ketenpartners een doorlopend behandeltraject te garanderen. De monitor effectieve jeugdzorg geeft inzicht op welke punten er gewerkt moet worden om een doorlopend behandeltraject te kunnen bieden. Er wordt gewerkt in de volgende categorieën:
      1. Dagbesteding;
      2. Arbeid;
      3. Onderwijs;
      4. Inkomen;
      5. Sociaal netwerk;
      6. Wonen.
  4. Er vindt geen nieuwe instroom van vrijwillig geplaatste jongeren in de JeugdhulpPlus meer plaats. Voor de bestaande jongeren is een uitstroomplanning gemaakt. Op grond van de door de inspectie gestelde bodemeisen was de samenwerking in DOK3 verband binnen de gesloten accommodatie in de huidige opzet niet meer mogelijk. De DOK3 groepen van VNN en Reik zijn gesloten met ingang van 1 oktober 2016. Samen met onze partners dragen we zorg voor een zoveel mogelijk passend aanbod voor de voormalige DOK3 doelgroep om voor de jongeren waarvoor een machtiging dreigt toch de kennis en expertise van JeugdhulpPlus in te zetten.

Portalis

Doelstellingen

  1. Verbinding voorliggend veld versterken;
  2. Invulling geven aan doorlopend onderwijsprogramma van 50 weken als onderdeel van een integraal dagprogramma;
  3. Onderwijs aan reguliere leerlingen met een complexe hulpvraag;
  4. Ambulante ondersteuning voor leerlingen die Portalis verlaten;
  5. Oprichtingen tussenvoorziening in Route Arbeid (De Werkplaats - Groningen).

Realisaties

  1. Verbinding met voorliggend veld versterken:
    1. Ambulante begeleiding vanuit Portalis
      In nauwe verbinding met het samenwerkingsverband Ommelanden en Stad Groningen is een pilot voor een jaar ingericht, waarbij vanuit Portalis ambulante begeleiding geboden kan worden bij extern onderwijs. Deze ambulante begeleiding kan preventief en bij uitstroom ingezet worden. De expertise van Portalis richt zich met name op versterking van het onderwijssysteem rondom de jongere;
    2. Portalis participeert in Terug naar de Kern bij Juvaid en Verbeterd Verder bij Wilster. Onderwijs is een onmisbaar onderdeel in de drie milieuvoorziening, maar ook een belangrijke factor in de succesvolle terugkeer naar de eigen omgeving. Elker en Portalis onderzoeken momenteel de mogelijkheid tot het opstarten van een drie milieuvoorziening;
    3. In de keten zijn afspraken gemaakt voor het tijdelijk plaatsen van jongeren via een time-out in Portalis om toch onderwijs te kunnen blijven volgen.
  2. Het onderwijsprogramma is aangepast in verband met de uitbreiding van de lesweken van 40 naar 50 weken;
  3. Op verzoek van verschillende samenwerkingsverbanden passend onderwijs in onze regio zijn externe leerlingen ingeschreven. Deze leerlingen, zogeheten thuiszitters, hebben geen binding met Elker en/of Het Poortje, maar hebben wel de expertise van Portalis nodig om weer aan te kunnen sluiten bij het reguliere onderwijs of arbeidstoeleiding;
  4. Er wordt een beroep op Portalis gedaan door het samenwerkingsverband passend onderwijs Ommelanden om scholen te ondersteunen bij de invoering van passend onderwijs. Portalis participeert in twee pilots (Veendam en Hoogezand) en levert expertise  in de vorm van een trainer;
  5. Portalis realiseert binnen de Route Arbeid een tussenvoorziening waar met name jongeren met een afstand tot de arbeidsmarkt werknemers vaardigheden kunnen opdoen. In nauwe samenwerking met de gemeente Groningen worden deze jongeren doorgeplaatst naar de arbeidsmarkt (afspraakbanen). Portalis onderzoekt in hoeverre het mogelijk is Handmade Hopes en de Werkplaats aan elkaar te verbinden.

Juvaid

Doelstellingen

  1. Het bieden van een geïndiceerd en effectief hulptraject aan de jongere door middel van de ‘proeftuinvoorziening’;
  2. Meer verbinding met de keten en het netwerk van de jongeren;
  3. Meer verbinding tussen onderwijs en justitie;
  4. Passend vrijetijdsaanbod;
  5. Passend behandelaanbod.

Realisaties

  1. Juvaid spant zich in om de meerwaarde van de specifieke expertise voor een kleine maar zeer complexe doelgroep naar voren te brengen door de inrichting van een proeftuin. Juvaid is per 1 december 2016 gestart met de pilot kleinschalige voorziening (KV) voor jongeren in voorlopige hechtenis. We zien in dit programma een goede koppeling met de transformatie in de JeugdhulpPlus. In de proeftuin wordt mede ingezet op ambulante hulp in de eigen omgeving. De proeftuin kan inspringen op de behoefte naar een voorziening die minder zwaar is dan een justitiële jeugdinrichting en iets zwaarder dan JeugdhulpPlus; 
  2. Meer aansluiting van het onderwijs op het netwerk van de jongeren middels de netwerk- en trajectberaden onder andere door contact met de laatst bezochte onderwijsinstelling van de jongeren en aansluiting van de loopbaanbegeleider in verschillende overleggen. Dit is samenwerking met Portalis;
  3. Passend onderwijsprogramma voor jong volwassenen. Er kan naast een onderwijstraject ook gekozen worden voor arbeidstoeleiding en er kunnen verschillende certificaten behaald worden zoals VCA, Vorkheftruck en EHBO. Dit is in samenwerking met Portalis;
  4. Passend vrijetijdsaanbod:
    1. Oprichten van een voetbalvereniging, mindfulness-cursus en verschillende workshops;
    2. Invoering Mediawise op school en op de leefgroepen. Mediawise is een digitaal platform met beschermde internet omgeving;
    3. In maart 2016 is de gezinskamer geopend;
    4. Er is een Boot Camp gerealiseerd op het binnenterrein. De Boot Camp is samen met jongeren uitgetekend en geplaatst.
  5. Passend behandelaanbod:
    1. Project 'Pas op de Plaats'. In september 2014 was na een lange aanloop periode in Juvaid de kick-off van het project Pas op de Plaats (POP).  In 2016 hebben we het project POP afgerond en geëvalueerd wat de ervaringen met POP hebben opgeleverd, zowel voor de jongeren als aanzichten voor de toekomst.
    2. Samenwerking met Accare. In 2016 waren onder andere de volgende gedragsinterventies beschikbaar: Leren van Delict, Brains4Use, Agressie Regulatie op maat en cognitieve gedragstraining.

Professional in the lead

We willen aansluiten bij de vragen die spelen in de samenleving op het gebied van jeugd- en opvoedhulp en innoveren om ook bij veranderende vragen het beste antwoord te kunnen blijven bieden aan (toekomstige) cliënten. Het doel is om de hulpverleners en daarmee de organisatie te faciliteren om goed aan te blijven sluiten bij de bedoeling en een passende strategie hiertoe te bepalen. Hierbij wordt aangesloten bij de basis: bij vakmensen die middenin de ontwikkelingen hun werk doen.

Wilster

Doelstellingen

  1. Professionals van JeugdhulpPlus hebben de ruimte om hun expertise op de juiste plek in het traject in te zetten en worden uitgedaagd hiermee bij te dragen aan het uitvoeren van de maatschappelijke opdracht;
  2. Opleidingsactiviteiten beter stroomlijnen en verbeteren en op basis van onze specialistische kennis de professionals in het werkveld ondersteunen.

Realisatie

  1. Bijdrage aan het uitvoeren van de maatschappelijke opdracht:
    1. Changing the game.
      Er worden gesprekken gevoerd met professionals over de aansluiting bij de collectieve ambitie van Wilster. Dit vraagt om een permanente dialoog en aandacht. Er wordt gestuurd op korte lijnen tussen medewerkers onderling en de mogelijkheden voor zelforganiserende teams worden onderzocht;
    2. In samenspraak met ketenpartners worden er maandelijks werkbijeenkomsten georganiseerd. Hierbij vinden medewerkers van verschillende instellingen elkaar en wordt informatie uitgewisseld opdat een betere verbinding ontstaat;
    3. Methodisch werken door kernteams.
      Om de maatschappelijke opdracht als keerpuntvoorziening, snel en goed, samen met alle ‘spelers’ in het (gezins)systeem van de jongere uit te doen voeren, is het van belang om met een klein kernteam van professionals vorm te geven aan deze opdracht. Dit kernteam bestaat uit een systeembehandelaar, een coach voor de jongere en een mentordocent. Een dergelijk professioneel klein kernteam kan haar opdracht succesvol uitvoeren als zij haar werk kan doen binnen helder omschreven methodische kaders en bij haar werkzaamheden methodisch ondersteund wordt;
    4. Systeembegeleiders in hun kracht.
      Systeembegeleiders vormen de kern van de Doen Wat Werkt aanpak. Verschillende disciplines (ouderbegeleiders, trajectbegeleiders en loopbaanbegeleiders) zijn samengebracht in één team waar men vanuit een oplossings- en systeemgerichte aanpak zorgt voor verbinding met succes binnen het systeem van herkomst en snelheid van handelen.
  2. Oprichten Kenniscentrum.
    Het Kenniscentrum fungeert als knoop- en informatiepunt rondom het aanbod van trainingen, accreditatie en herregistratie, kennis en onderzoeksvragen.

Portalis

Doelstellingen

  1. Professionals hebben de ruimte om hun expertise op de juiste plek in het traject in te zetten en worden uitgedaagd hiermee bij te dragen aan het uitvoeren van de maatschappelijke opdracht;
  2. Opleidingsactiviteiten beter stroomlijnen en verbeteren en op basis van onze specialistische kennis de professionals in het werkveld ondersteunen.

Realisaties

  1. Bijdrage aan de maatschappelijke opdracht:
    1. Het document "bevoegd....... en bekwaam" is opgesteld. In dit document staan de pijlers waarop de ontwikkeling van de medewerkers van Portalis de komende jaren wordt gefundeerd;
    2. Het taakbeleid is herschreven. Belangrijke wijziging is dat er meer ruimte is voor de professional;
    3. De inhoudelijke zorgstructuur is opnieuw uitgewerkt en succesvol geïmplementeerd.
  2. Oprichten Kenniscentrum.
    Het Kenniscentrum fungeert als knoop- en informatiepunt rondom het aanbod van trainingen, accreditatie en herregistratie, kennis en onderzoeksvragen.

Juvaid

Doelstellingen

  1. Professionals hebben de ruimte om hun expertise op de juiste plek in het traject in te zetten en worden uitgedaagd hiermee bij te dragen aan het uitvoeren van de maatschappelijke opdracht;
  2. Opleidingsactiviteiten beter stroomlijnen en verbeteren en op basis van onze specialistische kennis de professionals in het werkveld ondersteunen;
  3. Investeren in vitale medewerkers;
  4. Investeren in kennis en opleiding;
  5. Werken aan een doorlopend behandeltraject van de jongere.

Realisaties

  1. Binnen Juvaid wordt gewerkt aan het programma Terug naar de Kern. Portalis is een belangrijke partner in dit programma, dat gericht is op de specialistische kerntaak rondom veiligheidsrisico’s en invulling geeft aan het daarbij passende behandel- en opvoedproces;
  2. Oprichten Kenniscentrum.
    Het Kenniscentrum fungeert als knoop- en informatiepunt rondom het aanbod van trainingen, accreditatie en herregistratie, kennis en onderzoeksvragen;
  3. Oprichten werkgroep 'vitale medewerkers'.
    De werkgroep heeft onder andere adviezen uitgebracht over fysieke en mentale gezondheid;
  4. Verbetering van vaardigheden zowel individueel als per team. Juvaid bereikt binnenkort 78% geregistreerde medewerkers;
  5. Een efficiënt en effectief zorgtraject van intake en diagnose, behandeling en onderwijs en uitstroom en nazorg.

De vitale organisatie

Het Poortje is een gezonde en vitale organisatie waarbij sprake is van goed ingerichte financiële en verantwoordingsprocessen. Het goed borgen van een vitale bedrijfsvoering en het zorgvuldig inrichten van verantwoordingsprocessen is essentieel om als organisatie goed te functioneren en het belang van onze cliënten te kunnen dienen.

Wilster

Doelstellingen

  1. Bedrijfsvoering passend maken om transformatie te realiseren;
  2. IV en ICT op peil;
  3. Dalend ziekteverzuim.

Realisatie

  1. Bedrijfsvoering passend maken aan transformatie:
    1. Capaciteitsreductie 2016 gerealiseerd.
      Per 1 januari 2016 heeft Wilster 6 plekken afgebouwd, waardoor de capaciteit van JeugdhulpPlus 126 plekken is;
    2. Huisvesting.
      In 2014 is door de Noordelijke 3 regio’s richting gegeven aan de capaciteit voor 2020. De doelstelling is een passende voorziening waarbinnen het specialisme van JeugdhulpPlus optimaal uitgevoerd kan worden en waar vanuit een flexibele schil verbinding mogelijk is met de samenleving (de lokale leefomgeving van de jongere, basisteams, hulpverleners). Een centrale keerpuntvoorziening met een richtinggevende capaciteit van 80 plekken is vanuit ons perspectief het meest passend en kosteneffectief. Dit standpunt is in juni 2016 gepresenteerd in het ambtelijk overleg.
  2. Binnen Elker – Het Poortje wordt er gewerkt aan één gezamenlijke ICT omgeving. Binnen deze omgeving worden alle functies aangeboden die de medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen verrichten. Daarnaast wordt er intensief ingezet op de invoering van User Alta. Dit is een programma om het primair proces te faciliteren in de verschillende registratie taken;
  3. Ziekteverzuimcijfers zijn gedaald.

Portalis

Doelstellingen

  1. Evaluatie van de managementstructuur;
  2. Gezonde en fitte onderwijsorganisatie.

Realisatie

  1. De managementstructuur is geëvalueerd. De aanpassingen zijn deels geïmplementeerd:
    1. Terugbrengen van coördinatie en management;
    2. Meer ruimte voor het primair proces;
    3. Expertise schoolpsychologen dichterbij het primair proces gepositioneerd;
    4. De nieuwe taak van integraal trajectbegeleider is geïmplementeerd.
  2. Gezonde en fitte onderwijsorganisatie gerealiseerd. Dit is te zien aan de volgende gegevens:
    1. Ziekteverzuim is fors gedaald;
    2. Inkomsten en uitgaven zijn in balans;
    3. Interne en externe mobiliteit is vergroot;
    4. Flexibele schil van 10% gerealiseerd. 

Juvaid

Doelstellingen

  1. Begin 2016 was de voorgenomen sluiting van Jeugdinrichtingen, waaronder Juvaid een belangrijk thema. Ons standpunt is dat het noorden over een volwaardige voorziening moet blijven beschikken voor deze doelgroep;
  2. Lager ziekteverzuimpercentage.

Realisatie

  1. Onder bestuurlijke en politieke druk is de sluiting na het debat in de Tweede Kamer vooralsnog afgewend, in ieder geval gedurende deze kabinetsperiode. Bijzonder was dat de bezetting in 2016 voor het eerst sinds jaren fors is gestegen van 120 (2015) naar 188 (2016) geplaatste jongeren in Juvaid;
  2. Er is een dalende lijn in het ziekteverzuim zichtbaar. De bedrijfsarts en managementteam werken samen aan het verzuimbeleid.

5.2 Kwaliteit

Het Poortje is in het bezit van het HKZ kwaliteitskeurmerk, volgens het normenkader 2010. Essentiële processen in de organisatie verlopen aantoonbaar doelmatig en gecontroleerd. In verband met samenvoeging van de ondersteunende diensten van Elker en het Het Poortje in 2016, is in 2015 een begin gemaakt met integratie en harmonisatie van kwaliteitsprocessen van Elker en Het Poortje. Dit harmonisatieproces loopt verder door in 2017. Bij het systematisch evalueren van het kwaliteitssysteem c.q. kwaliteitsbeleid wordt gebruik gemaakt van instrumenten als tevredenheidsonderzoek (cliënten, pleegouders, medewerkers), interne en externe audits, (prospectieve) risico-inventarisaties- en analyses en directiebeoordeling. Kwaliteitsdoelstellingen worden geïntegreerd in het jaarplan en de kwartaalrapportage. Ontwikkelingen worden structureel gevolgd, zodat er tussentijds kan worden bijgestuurd.

Hieronder volgt per paragraaf een schematisch overzicht met de belangrijkste doelstellingen op verschillende aspecten van kwaliteitsbeleid en concretisering van de resultaten in 2016.

Kwaliteitsmanagement

Doelstellingen

  1. Continuering HKZ-keurmerk;
  2. Uitvoering interne audits en risico-inventarisaties;
  3. Rechtmatigheid van toewijzingen en behandelplannen;
  4. Beschrijving, actualisatie en harmonisatie van processen, protocollen en procedures.

Realisaties

  1. Hercertificering HKZ met goed gevolg afgesloten;
  2. Er zijn twee geharmoniseerde interne audits uitgevoerd naar de verbetercyclus binnen de primaire processen van Elker - Het Poortje. De verbeterpunten zijn geïntegreerd in de ontwikkeltrajecten Elker transformeert verder (Elker), Verbeterd Verder (Wilster) en Terug naar de kern (Juvaid). Onderwijs (Portalis) vormt een integraal onderdeel hiervan. Het continu sturen op en optimaliseren van het professioneel handelen (gezond verstand, goed hulpverlenerschap) van medewerkers maakt integraal onderdeel uit van de inhoudelijke ontwikkeltrajecten;
  3. Dossieraudits zijn uitgevoerd;
  4. Risico-inventarisatie- en analyse uitgevoerd, o.a. onderaannemers, overgangsplan BergOp;
  5. Processen geëvalueerd en bijgesteld, waaronder proces dossiercontrole (incl. harmonisatie Elker - Het Poortje);
  6. Jaarlijkse incidentrapportages (Justitiële) Jeugdzorg, met analyse, adviezen en verbetermaatregelen tijdig opgeleverd;
  7. Dossiercontroles rechtmatige zorgverlening op respectievelijk 10% (Elker) en 20% (Wilster) van alle dossiers op jaarbasis uitgevoerd. Dossiercontroles bij Juvaid uitgevoerd door beheerder landelijk cliëntvolgsysteem justitie. Dit is een doorlopend proces. Een dossieronderzoek bij Portalis Juvaid uitgevoerd door de inspectie onderwijs;
  8. Inhoudelijke bijstelling Directiebeoordeling Elker - Het Poortje gerealiseerd, loopt door in 2017. (Ook wel managementreview geheten. Het betreft een beoordeling van directie/management met betrekking tot de instrumenten die in het kader van kwaliteitsbeleid worden ingezet en de mate waarin de output bijdraagt aan het bevorderen van de kwaliteit van zorg);
  9. Geharmoniseerde beleidstukken Elker-Het Poortje: O.a. Klokkenluidersregeling, Inkoopbeleid, Stagebeleid Vrijwilligersbeleid en Werving en selectie beleid gerealiseerd. Harmonisatie Privacy- en dossierreglement en Aangiftebeleid vergevorderd, loopt door in 2017;
  10. In 2016 heeft Het Poortje de overstap gemaakt naar dezelfde certificeringsinstantie als Elker, te weten Lloyds. De overgang bestond uit een overname- en een surveillance audit door Lloyds bij Het Poortje. Beide audits zijn succesvol verlopen, er zijn geen major of minor non conformaties geconstateerd;
  11. Bij Het Poortje, locatie Wilster, heeft de harmonisatie van het dossiercontroleproces met inachtneming van de audituitkomsten, aantoonbare positieve resultaten geboekt.

Cliëntenbeleid en ouderparticipatie

Op organisatie niveau draagt Het Poortje zorg voor een betrokken Cliënten- en Jongerenraad, goed functionerend klachtrecht, open klimaat en meldcultuur met betrekking tot afwijkingen in de zorg door professionals, ouders en cliënten. Klachten en incidenten vormen input voor verbetering van de kwaliteit van de zorg. Met het aanstellen van een informatiemanager, is de zorg voor informatiebeveiliging en privacy van cliënten richting toekomst beter geborgd. Op individueel niveau staat het betrekken van cliënten bij hun eigen hulpverleningsproces centraal. Hulpverlener en cliënt formuleren samen de doelen in het behandelplan, in aansluiting op de toewijzing, en monitoren de voortgang van de doelen. De hulp wordt afgesloten met een eindrapportage, die in het eindgesprek met de cliënt wordt besproken. Via interne dossiercontroles vindt zorgmonitoring plaats en wordt er toegezien op rechtmatigheid van zorg en inhoudelijke kwaliteit.

In 2016 heeft Het Poortje haar hulpverleningsplanning verder afgestemd op het voorliggende veld in het kader van integrale samenwerking, opdat cliënten soepele(re) overgangen ervaren en zo weinig mogelijk hinder ondervinden van bureaucratie. Dit loopt door in 2017.

Doelstellingen

  1. Versterking positie, belangen en participatie van cliënten en ouders.

Realisaties

  1. Cliëntenraad en Jongerenraad zijn nauw betrokken bij organisatieontwikkelingen;
  2. Input cliënten gegenereerd door middel van ouderavonden en periodieke bijeenkomsten met de clienten- en jongerenraad;
  3. Het Poortje heeft in 2016 veel ingezet op het werken met vragenlijsten als integraal onderdeel van de behandeling. Hulpverleners, ouders en jongeren nemen diverse vragenlijsten af om o.a. de tevredenheid, ouderbelasting, functioneren op school en de problematiek te meten.

Veiligheidsbeleid

In het beleid van Het Poortje staat de veiligheid van de jeugdigen en het professioneel handelen voorop. Hierbij gaat het zowel om de verantwoordelijkheid van de professional binnen de eigen organisatie (interne protocollen en procedures), als om de samenwerking in de keten.

Het Poortje beschikt over diverse protocollen op het gebied van kindermishandeling (incl. Meldcode, kwaliteitskader voorkomen seksueel misbruik) en incidenten. Via het kwaliteitsregistratiesysteem  worden gegevens verzameld over calamiteiten, geweldsincidenten en overige incidenten. Er volgt een analyse van de data, waarna eventuele trends worden vastgesteld. Hierover wordt periodiek aan directie-, managementteam en Raad van Toezicht gerapporteerd, waarna een verbeterplan in werking wordt gesteld. Speciale aandacht gaat uit naar monitoring van incidenten met betrekking tot seksueel grensoverschrijdend gedrag in het kader van zorg voor kwaliteit, veiligheid en welzijn van cliënten.

Bevorderen gezonde seksuele ontwikkeling
Borging van het beleid met betrekking tot voorkomen seksueel misbruik en toepassing van het Vlaggensysteem had in 2016 opnieuw nadrukkelijk de aandacht. Elker en Het Poortje trekken hierin samen op. Rapportage naar aanleiding van onderzoek veiligheidsbeleving (Q4 2015) van jeugdigen in de groepen is in 2016 opgeleverd en het verbeterplan is in werking gesteld. Dit plan richt zich vooral op het bevorderen van het gebruik van het Vlaggensysteem in het primair proces, een voorbeeld daarvan is het regelmatig bespreken van casuïstiek door middel van collegiale intervisie.

Doelstellingen

  1. Professionalisering van handelen van hulpverleners met betrekking tot waarborging veiligheid van cliënten.

Realisaties

  1. Blijvende aandacht voor borging kwaliteitskader voorkomen seksueel misbruik (o.a. werkgroep Rouvoet);
  2. Verdiepingstraining gezonde seksuele ontwikkeling voor alle professionals gerealiseerd (Vlaggensysteem);
  3. Bevorderen samenwerking tussen aandachtsfunctionarissen voorkomen seksueel misbruik van Elker en Het Poortje;
  4. Gestart met harmonisatieproces van het beleid rondom meldcode kindermishandeling en seksueel misbruik;
  5. Verbeterplan veiligheidsbeleving bij Wilster en Juvaid opgepakt;
  6. Het veiligheidsgevoel van jongeren wordt aan de hand van de tevredenheidsvragenlijst gemeten en meegenomen in de halfjaarlijkse directierapportage van Wilster;
  7. Verder bevorderen van seksueel gezond gedrag en het voorkomen van seksueel grensoverschrijdend gedrag met het trainingsprogramma ‘Make a move’ bij jongens in Juvaid.

Doelrealisatie, effectmeting en prestatie-indicatoren

Voor zowel Het Poortje als onze cliënten is het belangrijk te weten wat de relatie is tussen de geboden ondersteuning, inhoud van de begeleiding, lengteduur en kosten, versus het duurzaam maatschappelijke effect in het natraject.

Prestaties
Het Poortje levert halfjaarlijks de verplichte beleidsinformatie, waaronder cijfers over uitval van cliënten, aan bij het Centraal Bureau voor de Statistiek en legt verantwoording over prestaties af aan de gemeenten.

Tevredenheid cliënten
Het Poortje voert doorlopend cliënttevredenheidonderzoek uit. Met landelijk getoetste instrumenten wordt de tevredenheid van de cliënten en leerlingen met de hulp- en dienstverlening op tal van aspecten gemeten. De overall tevredenheid wordt uitgedrukt in een rapportcijfer. Tevredenheidsonderzoek geeft input voor verbetering van de kwaliteit van de zorg of pleegzorgbegeleiding. In verband met de zeggingskracht van de uitkomsten wordt ingezet op het optimaliseren van de respons.

Routine Outcome Measurement (ROM)
In het kader van ROM, wordt door middel van start- en eindmetingen met gevalideerde vragenlijsten (SDQ) de probleemafname gemeten. Informanten zijn de jeugdige zelf, ouders/verzorgers en leerkrachten (op maat). De uitkomsten worden gebruikt in het individuele hulpverleningsproces voor screening/ diagnostiek, vaststellen doelen en bij de (eind)evaluatie van de zorg. Op geaggregeerd niveau geven de uitkomsten op termijn inzicht in de effecten van trajecten.

Goal Attainment Scaling (GAS)
De beoordeling van de cliënt en hulpverlener over het effect van de zorg wordt naast het meten van probleemafname bepaald door het scoren op overeengekomen doelen (doelrealisatie, door middel van GAS). De uitkomsten leveren input op voor het individuele hulpverleningsproces en bij einde traject, voor het vaststellen van de mate waarin de overeengekomen doelen zijn gehaald. De gegevens kunnen verder worden benut om inzicht te krijgen in de mate van doelrealisatie op (traject- en) concernniveau.
 

Cliënttevredenheid

Wetenschappelijk Onderzoek

In 2016 is de samenwerking tussen de onderzoeksgroepen van Elker en Het Poortje verder geïntensiveerd wat heeft geresulteerd in één onderzoeksgroep Elker-Het Poortje breed. De onderzoeksgroep is aangesloten bij het samenwerkingsverband Effectieve Jeugdzorg Nederland (SEJN). Met zowel de afdeling orthopedagogiek van de Rijksuniversiteit Groningen, de afdeling Gezondheidswetenschappen van het Universitair Medisch Centrum Groningen en met  de Hanzehogeschool Groningen zijn er nauwe onderzoeksbanden. Zowel Elker als Het Poortje zijn sinds 2011 betrokken bij de Academische werkplaats Zorg voor Jeugd Noord-Nederland. Binnen het Poortje wordt sinds 2012 in het kader van de Longitudinale effectmonitor Jeugdzorg Plus gewerkt met de Monitor JeugdzorgPlus.

Arbo en Veiligheid w.o. BHV-organisatie

Doelstellingen

  1. Op peil houden van veiligheidsbewustzijn ten aanzien van de fysieke en materiële omgeving;
  2. Op peil houden van de organisatie van de Bedrijfshulpverlening (BHV);
  3. Uitvoering geven aan de maatregelen, die worden omschreven in de Arbocatalogus voor de Jeugdzorg.

Realisaties

  1. Aanstelling beleidsadviseur Arbo en Veiligheid;
  2. Uitvoering BHV-plan, diverse ontruimingsoefeningen op de verschillende afdelingen;
  3. E-Learning module BHV in gebruik genomen;
  4. Inventarisatie en Plan van aanpak m.b.t. actualisatie RI&E’s. Uitvoering PvA loopt door in 2017;
  5. Kwartaalcontrole van BHV maatregelen en middelen van alle uitvoeringslocaties;
  6. Jaarlijkse incidentrapportage met verbeterplan en halfjaarlijkse monitor gerealiseerd;
  7. Er is in 2016 extra aandacht besteed aan het tijdig benaderen van medewerkers betrokken bij ingrijpende cliëntgerelateerde incidenten;
  8. Tijdens de mentale en fysieke weerbaarheidstraining meer aandacht voor de-escalerende technieken.

Informatiebeveiliging

Doelstellingen

  1. Het nemen van adequate maatregelen voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en veilige uitwisseling van cliëntgegevens.

Realisaties

  1. Het netwerk- en systeembeheer is uitbesteed aan een professionele organisatie op basis van een Service Level Agreement;
  2. ICT op basis van NEN 7510, passend bij de eisen van de bedrijfsvoering. Er zijn toereikende en getoetste back-up- en recovery procedures;
  3. De beveiligingsgraad van hardware en software zijn adequaat;
  4. Er zijn interne autorisatieprocedures en er is beleid voor het gebruik van e-mail en internet. Inbellen op de Elker - Het Poortje-omgeving vanaf een externe locatie is slechts mogelijk met behulp van een token, in aanvulling op de gebruikersnaam en wachtwoordcombinatie;
  5. Verdergaande digitalisering:
    1. in beperkte mate fysieke dossiers van cliënten, pleegouders en medewerkers (beschermd en bewaard in brandwerende kasten).

5.3 Klachten

Het Poortje vindt het belangrijk dat jongeren en hun ouders kenbaar kunnen maken wanneer zij het niet eens zijn met de gang van zaken of een beslissing van de organisatie. Daarom is voor Wilster voorzien in een klachtencommissie en een vertrouwenspersoon. Binnen Juvaid is een Commissie van Toezicht werkzaam. Deze organen en/of functionarissen worden hieronder toegelicht.

Klachtencommissie Wilster
Wilster vindt het belangrijk dat aandacht besteed wordt aan het waarborgen van de rechtspositie van de jongeren en hun ouders. Het is van groot belang dat jongeren de mogelijkheid hebben  om kenbaar te maken dat zij het niet eens zijn met gedragingen of toegepaste maatregelen. In de huisregels staat hoe een klacht  kan worden ingediend en wat de procedure is. De klacht moet zo snel mogelijk ingediend worden, bij voorkeur op een door Wilster verstrekt klachtenformulier. Jongeren/ouders worden bij opname geïnformeerd over de klachtenprocedure. Op de groepen liggen formulieren die zonder tussenkomst van groepsleiders of andere beletsels ingediend kunnen worden. Er zijn meerdere brievenbussen van de klachtencommissie in Wilster. Jongeren kunnen een beroep doen op hun ouders of de vertrouwenspersoon voor hulp bij het opstellen van de klacht. Ouders worden via de website en een informatiebrief geïnformeerd over de klachtenprocedure.

De vijf leden van de klachtencommissie zijn niet werkzaam voor of bij Wilster en zijn afkomstig uit de rechterlijke macht/ advocatuur, het onderwijs en de (geestelijke) gezondheidszorg. Een aantal keren per jaar wordt er vergaderd, waarbij soms de directie van Wilster aanwezig is. De klachtencommissie hanteert de Jeugdwet en de klachtenregeling Wilster. In 2016 heeft de klachtencommissie op een goede manier volgens de klachtenregeling kunnen werken.  De nadruk heeft op afhandeling door middel van bemiddeling gelegen. Een gesprek met een onafhankelijk lid van de klachtencommissie biedt een mogelijkheid aan klagers om hun zienswijze kenbaar te maken en om afspraken te maken. Dit is laagdrempelig en de doorlooptijd is korter.

Aard en aantal klachten
In 2016 zijn er minder klachten (62) ingediend dan in 2015 (64), 2014 (48), 2013 (98), 2012 (76) en 2011  (64). Dit is een afname van 5 % mede doordat er minder opnames zijn. Een klacht uit 2015 werd afgehandeld in 2016 waardoor het totaal aantal afgehandelde klachten op 62 uitkomt. De klachtencommissie nam in eerste instantie alle klachten van DOK3 in behandeling. De leden van de commissie bemiddelen in deze klachten. Slaagde de bemiddeling niet dan werd de klacht doorgestuurd naar VNN of Reik voor verdere afhandeling. Sinds oktober 2016 is DOK 3 gesloten en worden er alleen nog klachten van Wilster in behandeling genomen.

Uit de klachtenanalyse blijkt dat het grootste deel van de klachten wordt ingetrokken, namelijk 95,5% van het totaal aantal klachten. Er zijn 43 klachten ingetrokken voordat een bemiddeling heeft plaatsgevonden. Een groot aantal jongeren gaf aan dat de klacht niet meer speelde of al was opgelost. Hieruit is af te leiden dat jongeren na de ontevredenheid van het moment vaak geen noodzaak meer zien voor een bemiddeling of hoorzitting. In 16 klachten (27% van totaal van de ingetrokken klachten) werd bemiddeld, waarna alle klachten zijn ingetrokken. Hieruit valt af te leiden dat een jongere veel baat heeft bij een extra uitleg en een gesprek met de afdelingsmanager. De bemiddelingsverslagen worden doorgestuurd naar de voorzitter van de klachtencommissie en uit oogpunt van onafhankelijke beoordeling besproken in de vergadering.

Het grootste gedeelte van de klachten (96%) gaat over een gedraging door de zorgaanbieder (artikel 4.2.1. van de Jeugdwet). De medewerkers zijn kernfunctionarissen binnen het primair proces en hebben dus het meest te maken met de jongeren. Het is dan ook verklaarbaar dat de meeste klachten hierover ingediend worden. In 2016 zijn er 2 klachten ingediend door een ouder.

Vertrouwenspersoon

Jongeren en/of ouders/verzorgers van Wilster kunnen met vragen of opmerkingen over de jeugdzorg terecht bij een vertrouwenspersoon van Zorgbelang Groningen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de manier van benadering, het handelen van hulpverleners of informatieverstrekking. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, onpartijdig en is er voor alle jongeren van Wilster en hun ouders/verzorgers. De vertrouwenspersoon houdt telefonisch spreekuur en komt ook regelmatig langs in Wilster.

Commissie van Toezicht Juvaid
Binnen Juvaid is een onafhankelijke commissie van toezicht aangesteld, bestaande uit burgers, waarvan conform de wettelijke eisen minimaal deel uitmaken: een rechter, een advocaat, een gedragswetenschapper en een deskundige op het gebied van pedagogische hulpverlening. De commissie heeft maandelijks afstemming met de directeur van Juvaid. De commissie heeft de volgende taken:

  1. Toezicht houden op de wijze van tenuitvoerlegging van de vrijheidsbeneming in de  inrichting
  2. Kennis te nemen van door de jongeren, ouders of voogd, stiefouder of pleegouders, naar voren gebrachte klachten en ter zake te bemiddelen;
  3. Zorg te dragen voor de behandeling van klaagschriften;
  4. Het adviseren van o.a. de minister en de directeur omtrent het onder 1 gestelde.

De Commissie van Toezicht stelt zich daarnaast, door persoonlijk contact met de jongeren, regelmatig op de hoogte van onder hen levende wensen en gevoelens. Bij toerbeurt treedt één van haar leden hiertoe op als maandcommissaris. De maandcommissaris bezoekt regelmatig (1 keer per 3 weken) de jongeren op de leefgroep. De maandcommissaris bemiddelt bij klachten van jongeren en voert een groepsgesprek met de jongeren.

Aantal en aard klachten
In 2016 zijn er 164 klachten ingediend bij de Commissie van Toezicht. 16 hiervan zijn gegrond verklaard, 2 is deels gegrond verklaard, 63 zijn ingetrokken na bemiddeling van de maandcommissaris en 24 klachten zijn ingetrokken uit eigen beweging. Juvaid heeft bij de gegrond verklaarde klachten aangegeven op welke wijze dit gecompenseerd wordt. Uitspraken van de CvT worden in het managementteam besproken. Eventueel kan dat leiden tot aanpassing van  beleid.

De klachten hadden betrekking op:
Activiteiten diversen (17), activiteiten luchten (12), activiteiten sport (4),behandeling (5), bejegening (15), bewegingsvrijheid binnen de inrichting (9), contact buitenwereld bellen (4), contact buitenwereld bezoek (1), contact buitenwereld media (1), controle (3), disciplinaire straf (8), Informatie/procedure (7), ordemaatregel (21), persoonlijke voorwerpen (16), rekening-courant/zak- en kleedgeld (2), transport (1), verlaten inrichting (4), verzorging-diversen (10), verzorging-medisch (3) en verzorging-persoonlijk (13), compensatie (4), geweld (1), eisen verblijfsruimte (1), selectie en overplaatsing extern (1), rogatoir verzoek (1).

5.4 Personeelsbeleid

Werving en Selectie

Doelstellingen

Om onze missie en visie voor nu en in de toekomst vorm en inhoud te willen geven zijn onze professionals de onderscheidende factor. Een goed werving- en selectiebeleid is een van de manieren om dit te realiseren. Op dit moment hebben Elker en Het Poortje ieder hun eigen beleid betreffende werving en selectie. In 2016 willen we komen tot verdere harmonisatie van het huidige beleid en procedures van werving en selectie.

Realisatie

Op basis van beide beleidstukken werving en selectie van Elker en Het Poortje ligt er inmiddels een gezamenlijk beleidsstuk met een procesbeschrijving werving en selectie. Deze is tot stand gekomen met input uit beide onderdelen van de organisatie. Om het proces werving en selectie zo goed mogelijk te ondersteunen wordt er gebruikgemaakt van de digitale wervingstool van Zorgplein Noord. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden die Raet ons hierin zou kunnen bieden. In 2017 zal vanuit strategisch HRM beleid breder worden gekeken naar de arbeidsmarktpositie van de organisatie.

Leren en Opleiden

Doelstellingen

Elker - Het Poortje is in belangrijke mate een kennisorganisatie. Voor onze professionals zijn er ondersteunende systemen en methodieken die bewezen en effectieve zorg en hulp mogelijk maken. We willen een lerende organisatie zijn. Er is tijd en ruimte voor opleiding, kennisverbetering en oog voor professionele ontwikkeling van hulpverleners. Doelstelling voor 2016 is te komen tot een geharmoniseerd opleidingsbeleid.

Realisatie

In 2016 is op verschillende manieren aandacht besteed aan leren en opleiden en zijn in het kader van de professionalisering van de Jeugdhulpverlening acties ondernomen om dit binnen onze organisatie vorm en inhoud te geven. Onder regie van het Kenniscentrum Jeugdhulp is een digitaal Leer Management Systeem ingevoerd. Op basis van de beleidsstukken van Elker en van Het Poortje is een geharmoniseerd opleidingsbeleid tot stand gekomen.

Professionalisering

Doelstellingen

  1. Aanbod van opleiding en deskundigheidsbevordering intern ( Elker/Poortje);
  2. Aanbod van opleidingen/ trainingen extern (vaste en flexibele trainers e.d.);
  3. Borging van opleidingen en intervisie (bewezen methodieken, onderhoud en vernieuwing daaraan);
  4. Voldoen aan professionele standaarden en wet-en regelgeving zoals : kwaliteitskader-en richtlijnen Jeugdzorg en professionalisering Jeugdzorg(registratie- en accreditatiebeleid voor de professionals etc.);
  5. Kenniscreatie en ontwikkeling door het realiseren van een kennisknooppunt.

Bovenstaande speerpunten zijn ondergebracht in het Kenniscentrum Jeugdhulp.

Realisatie

Het Kenniscentrum Jeugdhulp biedt geaccrediteerde opleidingen, cursussen en trainingen aan. Er wordt gewerkt met  interne trainers. Tevens is een opleidingscurriculum ontwikkeld voor de professionals en wordt er gewerkt aan de ontwikkeling van het interne opleidingsaanbod. Intervisie voor geregistreerde medewerkers wordt op specialisatie/afdelingsniveau gerealiseerd.

Uitvoering reorganisatie

Doelstelling

  • Integratie staf Elker - Het Poortje in de stichting Combinatie Elker - Het Poortje;
  • Aanpassing formatie(verdeling) in primair proces in lijn met de uitkomsten van de aanbesteding.

Realisaties

Sinds de bestuurlijke fusie (2014) van Elker en Het Poortje wordt gewerkt aan het gezamenlijke doel: betere hulp bieden aan onze cliënten. Begin 2016 is bij Wilster op basis van de contractafspraken een krimp gerealiseerd. Elker heeft in april 2016 een krimp doorgevoerd op basis van de contractafspraken met de gemeenten. De ondersteunende diensten zijn per 1 januari 2016 geïntegreerd. Vervolgens is per september een herinrichting en krimp van de ondersteunende diensten gerealiseerd, waarmee de ondersteunende diensten in lijn zijn met het primair proces. Begeleid door het mobiliteitsbureau zijn de personele consequenties van de krimp opgevangen, zodanig dat - mede vanwege inzet van mobiliteitsbevorderende maatregelen - de krimp grotendeels zonder gedwongen bewegingen is gerealiseerd.

Duurzame inzetbaarheid

Doelstellingen

Gezonde en vitale medewerkers zijn essentieel in een tijd waarin het erom gaat de verandernoodzaak en het verandervermogen van medewerkers te vergroten. Het is van belang dat medewerkers voortdurend werken aan hun inzetbaarheid. Het gaat erom dat medewerkers voldoende in staat blijven zich te ontwikkelen in de veranderende organisatie en hun professie.

Realisaties

Er zijn diverse workshops en bijeenkomsten gegeven gericht op duurzame inzetbaarheid en het in de hand nemen van de eigen loopbaan. Er is in het kader van de strategische personeelsplanning gekeken naar employability van medewerkers. In 2017 worden op basis van de verkregen inzichten nadere acties ondernomen. Ook de bedrijfsarts is een belangrijke adviseur als het gaat om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers en met name ten aanzien van preventief optreden ter voorkoming van uitval. In 2016 is de bedrijfsarts in deze rol intensiever betrokken geweest bij de organisatie.

Zelforganisatie

In mei 2016 is het plan herinrichting Elker - Het Poortje gepresenteerd. In dit plan is aangekondigd dat we willen gaan werken met zelforganiserende teams binnen de gehele organisatie . Voor een verandering richting zelforganisatie is geen blauwdruk te geven. We beogen professionals de ruimte te geven om te werken vanuit de bedoeling, zodat zij kunnen doen wat nodig is voor de cliënt. Wat ook van belang is, is om medewerkers hierin te faciliteren en de ruimte te geven om te leren, maar ook duidelijkheid te geven over de kaders waarbinnen zij werken. Wij hebben deze kaders geformuleerd binnen de 4R's: Richting, Ruimte, Rekenschap en Resultaat. Het verandertraject loopt door in 2017.

Verzuimbeleid

In 2016 is het ziekteverzuimcijfer gestegen. Het cumulatieve cijfer van Het Poortje is 10,5%. In het najaar van 2016 is de samenwerking tussen de bedrijfsarts en de leidinggevenden vernieuwd. Met deze aanpak verwachten we in 2017 een daling in het ziekteverzuim. Deze dalende trend was in december 2016 al zichtbaar, Het Poortje kende toen een cumulatief cijfer van 8,8%.

Overigens is het stijgende verzuimcijfer een ontwikkeling die ook landelijk in de jeugdzorg zichtbaar is. De eerste helft van 2016 kent met 6,0% het hoogste verzuimcijfer in de afgelopen jaren. Met daarbij de opmerking dat Het Poortje, gezien de zware behandeldoelgroep, altijd een cijfer boven het landelijk gemiddelde heeft laten zien.  

Doelstellingen

Gezonde en vitale medewerkers zijn essentieel in een tijd waarin het erom gaat het verandervermogen van medewerkers te vergroten. Verder is het verzuim een indicatie van de vitaliteit van de organisatie. Preventie is een belangrijk middel.

Realisaties

De samenwerking tussen bedrijfsarts en leidinggevenden is verder geïntensiveerd. Binnen heel Elker - Het Poortje wordt nu gewerkt met Raet Verzuimmanager. Hierin kunnen leidinggevenden en bedrijfsarts werken vanuit één systeem om de verzuimbegeleiding te optimaliseren. Door deze aanpak was eind 2016 een dalende trend zichtbaar. De verwachting is dat deze trend zich doorzet in 2017.

Ziekteverzuim

Verloop personeel

Verloop personeel
Verloop personeel (vast en tijdelijk) Aantal personeelsleden
Instroom personeel in loondienst (totaal Wilster en Juvaid) 2016 52
Uitstroom personeel in loondienst (totaal) 2016 62

5.5 Financieel beleid

Financieel beleid

Hoofdlijnen

Het Poortje heeft in 2016 vorm gegeven aan de capaciteitsreductie ten aanzien van de exploitatie van gesloten jeugdhulp Wilster. De verwachte capaciteitsreductie van 20% tot en met 2017 is grotendeels doorgevoerd.

De reorganisaties, waarbij personele bezuinigingen binnen Wilster, maar ook binnen de staf en het management, zijn doorgezet en hebben effect  gehad op de exploitatie. De huisvestingskosten en andere bedrijfslasten zullen de komende jaren nog verlaagd moeten worden vanwege lagere cliëntaantallen, personele capaciteit en een kleinere huisvestingsbehoefte.

In het afgelopen jaar is invulling gegeven aan de wens en noodzaak tot verbetering van de reservepositie voor nog te verwachten kosten en versterking van de liquiditeitspositie. Het Poortje verwacht met de behaalde resultaten een betere financiële basis te hebben gevormd om de toenemende risico’s en krimpscenario’s voor komende jaren het hoofd te kunnen bieden.

Exploitatie 2016

Dit verslagjaar is afgesloten met een positief resultaat van € 327.000 tegenover € 49.000 in 2015. Het resultaat van Wilster is met € 633.000 vooral het gevolg van gerealiseerde afbouw van capaciteit. Hierdoor zijn de personeelskosten structureel lager dan in 2015. Daarnaast zijn er vergoedingen ontvangen voor huisvesting en vervoerskosten die bijdragen aan het positieve resultaat.

Juvaid heeft in 2016 een negatieve exploitatie behaald met een resultaat van -€ 172.000. Dit wordt met name veroorzaakt door tegenvallende toekenning van de subsidie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. 

Portalis heeft een negatief resultaat behaald van -€134.000 met name als gevolg van hogere personele lasten.  

Resulaten per segment (x1.000 euro)

Resulaten per segment (x1.000 euro)
  2016 2015
Juvaid (Ministerie van V&J) -172 73
Portalis (Ministerie van OCW) -134 329
Wilster (Ministerie van VWS) 633 -353
Totaal 327 49

De solvabiliteitsratio is dit jaar toegenomen tot 37,0%.
Dit hoge percentage heeft Het Poortje nodig vanwege de overgang van gesloten jeugdzorg van het rijk naar de gemeenten en het daarmee samenhangend genomen risicoprofiel en de verwachte verdere krimp. De verwachte krimp brengt risico’s en onzekerheden in de bedrijfsvoering met zich mee. Met de toevoeging van het resultaat aan het zogenaamde weerstandsvermogen is deze sterker geworden. Hiermee zijn additionele zekerheden ingebouwd in de financiële positie van Het Poortje om de financiële risico’s de komende jaren beter op te kunnen vangen.

De budgetratio van Juvaid is licht gedaald, van 4,5% in 2015 naar 3,0%. De reserves blijven daarmee binnen de 10% maximale reserveringsnorm van de jaarlijkse subsidie van Justitie. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie neemt in haar normering niet de gehele toegekende subsidie in aanmerking als basis voor de normering van de reserves. Door het Ministerie wordt alleen de door haar aangehouden geoormerkte reserve (bestemmingsfonds Justitie) meegenomen in de genormeerde maximaal toegestane reservevorming. Justitie houdt voor de normering van de toegestane reserves geen rekening met de waardering van voorzieningen voor langdurig ziek, voorziening reorganisatie en voorziening ORT vakantiedagen (163.301 euro).

Budgetratio (bestemmingsreserves en-fondsen versus bedrijfsopbrengsten)

Budgetratio (bestemmingsreserves en-fondsen versus bedrijfsopbrengsten)
  2016 2015
Juvaid (in percentage) 3,0 4,5
Wilster (in percentage) 8,0 3,7
Portalis (in percentage) 47,7 51,7

De budgetratio van Wilster is ten opzichte van 2015 gestegen tot 8,0%. De oorzaak is gelegen in het positieve resultaat van Wilster van €633.000 tegenover een negatief resultaat van € -353.000 in 2015.

Een deel van het budget van gesloten jeugdhulp (21  plaatsen) is belegd bij onderaannemer Woodbrookers van Jeughulp Friesland. De kosten zijn als inkoopkosten opgenomen in de exploitatie. Woodbrookers is zelf verantwoordelijk voor een eventueel exploitatiesaldo en voor eventuele (toekomstige) frictiekosten.

Portalis heeft haar reservevorming aangesproken als gevolg van een negatief exploitatieresultaat in 2016 -€134.000, waardoor ook het budgetratio negatief is beïnvloed.

De liquiditeitsratio, gedefinieerd als de verhouding tussen de vlottende activa en de kortlopende schulden, is in 2016 toegenomen tot 167%. De stijging wordt verklaard door een lagere kortlopende schuld dan in 2015. In 2015 is een subsidiebedrag die betrekking had op 2016 vooruitbetaald door Justitie. De bevoorschotting heeft niet plaatsgevonden in 2016. De vlottende activa, waaronder de liquide middelen, zijn naar verhouding op peil gebleven. Het Poortje is hiermee beter in staat om aan haar kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen.

Perspectief 2017 en verder

Zoals eerder aangegeven wordt Het Poortje voor het segment Wilster de komende jaren geconfronteerd met budgettaire krimp. De omzet zal naar verwachting tot en met 2017 dalen. Naast Wilster merkt ook Portalis als onderwijsinstelling de gevolgen van de krimp op deze locatie. Voor Portalis wordt het effect echter gedempt door de blijvende dienstverlening op vergelijkbaar niveau op de andere locaties. Daarnaast geldt voor Portalis dat een vergoeding wordt ontvangen voor 48 weken onderwijs.

Ook de overhead (management en staf) is om die reden in 2016 gekrompen. De bestuurlijke fusie met Elker heeft het mogelijk gemaakt om de krimp op management en staf gezamenlijk te realiseren, gebruikmakend van synergie-effecten en voordelen van de nieuwe schaalgrootte.

Ook voor 2017 is het gelukt om de verdere budgettaire krimp op te vangen met een sluitende begroting. Voor Wilster is in de begroting 2017 rekening gehouden met een krimp van 7 capaciteitsplekken. Voor Woodbrookers is rekening gehouden met een krimp van 3 capaciteitsplekken. Voor 2018 zal een nadere verdeling van de krimp tussen Wilster en Woodbrookers afgesproken moeten worden. Positieve effecten op de begroting van Wilster zijn de afspraken ten aanzien van vervoerskosten en de gefaseerde invoering van de NHC door het ministerie van VWS.

Naast de effecten van de reorganisatie is Het Poortje geconfronteerd met hogere formatiekosten als gevolg van de cao en vanwege uitstroom van gemiddeld lager ingeschaalde medewerkers. Deze extra kosten konden niet gedekt worden door positief bijgestelde subsidies vanwege het achterwege blijven van de indexeringen voor de gesloten  jeugdhulp.

Medio maart 2016 heeft de staatssecretaris van Veiligheid en Justitie een concept voorbereidingsbesluit genomen waarin de beëindiging van de subsidierelatie met Juvaid is aangekondigd. Dit betekent dat Juvaid op basis van dit besluit in 2018 zou moeten sluiten. Dit conceptvoorbereidingsbesluit is nog niet definitief en op verschillende niveaus wordt nog politiek overleg gevoerd.

Begroting

Begroting
(x 1000) Begroting 2017 Begroting 2016
Personeelskosten 20.020 20.679
Huisvestingskosten 4.586 4.647
Overige bedrijfslasten 4.891 5.264
Financiële baten en lasten 595 612
Totaal kosten 30.092 31.203
     
Subsidie ontvangsten 29.260 30.593
Overige vergoedingen 832 610
Totaal vergoedingen 30.092 31.203

Treasury

In verband met de bestuurlijke fusie van Het Poortje met Elker is een gezamenlijk treasurystatuut vastgesteld door de Raad van Toezicht. Om te voldoen aan de geldende wet en regelgeving ten aanzien van OCW instellingen zal het treasurystatuut in 2017 worden aangepast.

Het treasurystatuut voorziet in richtlijnen aangaande de verantwoordelijkheidsverdeling, de planning en verantwoording, de procedures en de voorwaarden waaronder nieuwe financiële verplichtingen worden aangegaan voor Het Poortje en Elker. Hieronder vallen enerzijds het wegzetten van de tijdelijke overtollige gelden, het aantrekken van leningen, de wijze waarop met rentebeleid, rendement en renterisico’s wordt omgegaan en anderzijds de beperkingen en voorwaarden die de organisatie zichzelf oplegt voor het aangaan van nieuwe transacties.

Het treasurystatuut heeft over het algemeen een risicomijdende strekking als het gaat om financiële transacties. In 2016 hebben geen aanmerkelijke investeringen plaatsgevonden, anders dan vervangingsinvesteringen voor en beperkte aanpassingen van bestaande activa. Voor deze vervangingsinvesteringen en aanpassingen zijn geen nieuwe geldleningen afgesloten. Er zijn op de balans van Het Poortje geen langlopende leningen meer.